Amélioration de la performance des processus - optimisation

Processus : Gestion des changements d’ingénierie

L’entreprise ABC inc. doit gérer les changements d’ingénierie provenant de son client. La gestion de ces changements a un impact majeur sur la production et la gestion des stocks.

Problème :

Le temps de cycle pour la gestion des changements d’ingénierie est de 6 semaines, ce qui engendre des pertes significatives pour l’entreprise.

Suite à un diagnostic de l’entreprise, ce processus a été identifié comme étant critique.

Il apparaît que ce processus n’est pas défini clairement et le mode opératoire pour la gestion du processus dépend des individus concernés : Niveau 1 de maturité.

L’entreprise entreprend donc de définir son processus et de s’organiser pour le maîtriser : Niveau 2 de maturité.

Mais afin de s’assurer que tous les intervenants ont une commune perception du processus, il faut décrire celui-ci de manière formelle.

On commence à mesurer de manière systématique :

• le temps de cycle pour le traitement des changements (moyenne de 6 semaines) ;

• les coûts de gestion de ces changements ($) ;

• les non-conformités et les pertes en entreprise attribuables à une mauvaise gestion des changements (NC).

L’entreprise a une vue « unique » et objective de la situation et peut entreprendre des actions d’amélioration : Niveau 3 de maturité.

Si le problème premier est que le temps de cycle des changements est trop élevé, il faut savoir pourquoi. On doit donc mesurer la contribution de chaque activité ainsi que les temps d’attente entre les activités. De plus, il faut mesurer la capacité du personnel de gérer les demandes :

• combien de demandes sont gérées par jour, par semaine ?

• combien de temps requiert chaque activité ou demande ?

• combien de personnes sont disponibles pour gérer chaque activité que requièrent les demandes ?

• etc.

Cette quantification du processus permet d’avoir une vision plus fouillée, mène à de meilleures décisions et permet d’agir pour mieux gérer le processus et son amélioration : Niveau 4 de maturité.

Avec les informations provenant du niveau 4, on est en mesure de gérer au mieux le processus actuel. Mais, pour amener letemps de cycle à un niveau adéquat (5 jours ouvrables), il faut « repenser » le processus. Un projet d’amélioration a donc été mis en oeuvre. Il a permis de remettre en question le processus et d’envisager une nouvelle situation (situation actuelle vs situation désirée).

Après avoir redéfini et réorganisé le processus, on a pu diminuer le temps de cycle. Dorénavant, le tableau de bord de l’entreprise intègre le suivi et le contrôle du temps de cycle du processus : Niveau 5 de maturité.

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