Analyse des processus

Comprendre les étapes du travail

Lorsqu'on veut optimiser ou transformer radicalement un processus, on a besoin d'une méthode rigoureuse.

L'analyse des processus est l'outil le mieux adapté à ces deux tâches. En mode « transformation radicale », elle aide à changer non seulement les façons de faire, mais également les façons de voir, soit les paradigmes des personnes concernées.

En outre, cette méthode favorise la participation en mettant à contribution des employés de divers secteurs qui travaillent en contact constant avec les acteurs du processus (dans une démarche de type « expert; », les participants sont en vase clos sans interaction avec l'environnement).

La méthode implique deux questions fondamentales, celle de la pertinence et celle de l'efficacité des activités et des étapes du processus. En d'autres mots:

faisons-nous les bonnes choses pour nos clients ?
les faisons-nous de la meilleure façon ?

Les résultats escomptés

Processus redessinés, prêts à être implantés et qui livrent un résultat conforme aux spécifications du client.
Processus qui améliorent la performance organisationnelle sur 4 axes à la fois: client, ressources humaines, ressources financières et opérations.
Recommandations concernant le nouveau processus et description des impacts sur l'encadrement, les gains et investissements financiers, la technologie, les ressources humaines, etc.

Les conditions de succès

S'assurer que les processus analysés sont prioritaires ou liés aux orientations stratégiques.
Dès le début de la démarche, s'associer en mode concerté avec les instances syndicales.
Faire preuve de transparence à toutes les étapes.
Concevoir et appliquer une stratégie de communication pour informer toute l'organisation.
Être prêt à investir du temps, de l'énergie et des ressources. En mode transformation radicale, prévoir de 6 à 9 mois à raison de 2 jours/semaine par équipe.
Respecter les membres de l'équipe (liberté de s'associer ou non aux recommandations).
Confier à une ressource externe le soin d'accompagner l'équipe (rigueur méthodologique, apprentissage des outils et du processus de changement organisationnel).

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