Audit qualité

Trois types d'audit

L'audit interne est utilisé par le fournisseur pour évaluer l'efficacité de son propre système d'assurance de la qualité avant l'enregistrement aux normes ISO 9000, sinon à tout le moins de façon périodique après l'obtention de celui-ci.

L'audit externe est réalisé par une personne de l'extérieur, par exemple le client du fournisseur. L'objectif est l'amélioration continue du système qualité de l'audité, en adéquation avec les exigences du client.

L'audit par tierce partie est effectué par un registraire indépendant. Il mène à l'enregistrement aux normes internationales d'assurance qualité ISO 9000 et vise l'évaluation de la conformité du système qualité en regard du référentiel utilisé.

1La préparation

Que l'audit soit demandé par l'audité lui-même ou par un client de celui-ci, la préparation d'un plan s'impose pour assurer la conduite efficace de l'activité. Les éléments suivants doivent être fournis :

l'objectif poursuivi et le domaine d'application de l'audit
l'identité des personnes exerçant des responsabilités directes et incidentes à l'objectif et au domaine d'application précisés
l'identification des documents de référence pertinents (norme visée et manuel qualité de l'audité)
l'identité du responsable d'audit, des auditeurs, des experts techniques, des auditeurs en cours de formation et des observateurs participant à l'audit
la langue, la date et le lieu de conduite de l'audit, de même que la durée prévue de l'audit
l'identification des secteurs ou des activités de l'entreprise à auditer
le calendrier des réunions avec la direction de l'audité, pendant et après l'audit
toutes les exigences en matière de confidentialité et la liste de diffusion du rapport d'audit.

S'il s'agit d'un audit par tierce partie, les détails précis concernant certains aspects à examiner doivent rester confidentiels jusqu'au moment de l'audit, afin de conserver l'objectivité de l'évaluation.

2La réunion d'ouverture

La première réunion regroupe les principaux responsables des secteurs sujets à audit, la direction de l'entreprise, de même que certains autres secteurs intéressés. Cette intervention en « erre vive raquo; poursuit des objectifs précis :

présenter les membres de l'équipe d'audit à la direction de l'audité
dresser un aperçu des méthodes et du protocole qui seront mis en oeuvre
régler le mode de communication officiel entre l'équipe des auditeurs et l'audité
fournir tout l'éclairage requis sur les éléments du plan d'audit
fixer la date et le lieu de la réunion de clôture avec la direction de l'audité.

Il importe que l'équipe d'auditeurs explique sur quoi portera sa mission (« onstater-évaluer-signaler-recommander raquo;), quel potentiel d'amélioration sera recherché, quelles sont les activités qui auront un impact sur la qualité des produits/services et sur quelles particularités porteront les conclusions de l'audit.

3La conduite de l'audit

Les constats sont recueillis par différents moyens entretiens avec les responsables des secteurs audités, examen des enregistrements relatifs à la qualité (tant en ce qui concerne les opérations que l'entretien même du système qualité), observations d'activités particulières et de leurs modes de fonctionnement en regard des objectifs qualité.

Il est important d'adapter le plan d'audit aux circonstances, même en cours d'audit. Les auditeurs et les responsables impliqués chez l'audité feront conjointement cette adaptation, en fonction des objectifs poursuivis.

Une grille de questionnement préalablement préparée pour l'audit sera fort utile aux auditeurs. Elle facilitera également la communication des résultats aux audités. Cette rétroaction est importante, car le processus d'audit doit laisser place à une discussion constructive entre les parties.

Lorsque tous les constats et toutes les observations ont été bien révisés et documentés, l'équipe d'auditeurs est en mesure de formuler ses conclusions (non-conformités bénignes ou irrégularités sérieuses) et en faire rapport à l'audité. Ce rapport doit être clair et simple.

4La réunion de clôture

La réunion qui conclut l'audit se tient en présence des mêmes personnes que la réunion d'ouverture. Les observations et conclusions y sont présentées selon leur ordre d'importance.

Généralement, c'est le responsable de l'équipe d'auditeurs qui présente les conclusions. Il se prononce sur la capacité des éléments examinés à satisfaire les objectifs qualité poursuivis (qu'il s'agisse de l'enregistrement ou du maintien de celui-ci par rapport à la norme visée) ainsi que sur la performance de certaines activités clés de la maîtrise de la qualité. Il va sans dire qu'un procès-verbal doit être conservé avec les enregistrements relatifs à l'évaluation et à l'entretien du système qualité.

5Le rapport d'audit

Le rapport d'audit doit suivre assez rapidement (1-2 semaines). Les recommandations qu'il contient guideront le plan d'amélioration ou d'entretien du système qualité de l'audité. C'est avec ce rapport que prend fin l'audit.

Lorsque le rapport d'audit requiert certaines actions correctives, il va sans dire que des audits de suivi devront avoir lieu dans un délai fixé conjointement par l'auditeur, l'audité et, le cas échéant, le client ayant demandé la conduite d'un audit chez le fournisseur.

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