Priorisation structurée des projets

1. Préparer l'équipe de priorisation

La direction nomme tout d'abord les personnes qui feront partie de l'équipe de priorisation (maximum dix membres). On y retrouve normalement le responsable de la ressource à partager (argent, personnel, équipement, etc.) et les représentants des différents secteurs de l'entreprise. La direction communique ensuite les objectifs stratégiques de l'entreprise et le but de la priorisation. Les objectifs stratégiques dépendent tout particulièrement de la mission, des orientations et du plan d'affaires de l'entreprise.

Étant donné que l'équipe de priorisation aura à faire des choix stratégiques entre plusieurs projets, il est important que les objectifs de l'entreprise et le but de la priorisation soient bien compris et acceptés par chacun.

Exemple :

La direction d'une firme de messagerie nomme cinq responsables (marketing, opérations, informatique, finances, ressources humaines) pour qu'ils sélectionnent les projets à financer en 1999. L'équipe devra tenir compte des objectifs stratégiques de l'entreprise : rapidité du service, fiabilité, prix concurrentiels. Comme le but de l'exercice consiste à sélectionner des projets à financer, c'est le représentant des finances qui est désigné responsable de la ressource à partager (argent).

2. Déterminer et définir les critères de satisfaction

Pour effectuer une priorisation selon les objectifs stratégiques, on doit définir un certain nombre de critères mesurables ou observables. Il faut donc que l'équipe les détermine et en donne une définition claire et comprise de tous.

Exemple :

La fiabilité du service est un critère qui sera certainement pris en considération puisqu'elle est un des objectifs de la firme de messagerie. Celle-ci définit la fiabilité comme étant « l'aptitude à favoriser le service de messagerie en minimisant les non-conformités ». La rapidité, la sécurité des messagers et les coûts représentent d'autres critères à considérer.

3. Évaluer l'importance de chacun des critères

Tous les critères n'ont pas la même importance. Il faut les pondérer sur une échelle de 1 à 10. Cependant, comme la priorisation dépend en bonne partie de cette pondération, on doit s'assurer d'obtenir un consensus de la part de toute l'équipe.

Exemple :

4. Établir une grille de pondération des projets

Maintenant que l'équipe connaît les critères de satisfaction et leur importance, elle voudra savoir dans quelle mesure chacun des projets à considérer contribue à l'atteinte de chacun de ces critères. C'est ce qu'on appelle l'impact du projet sur les critères de satisfaction.

Mais pour cela, elle a besoin d'une grille qui permettra de faire cette pondération. Le but de l'étape 4 est d'établir cette grille et de fournir les cotes de pondération de l'impact. On utilise généralement une échelle de 1 à 10.

Certains se servent d'une grille générique de pondération tandis que d'autres en élaborent plusieurs qu'elles adaptent aux différents critères de satisfaction.

Exemple :

5. Recevoir les propositions de projets

Les représentants des secteurs communiquent aux demandeurs les règles du jeu (objectifs de l'entreprise, but de l'exercice, critères de satisfaction, grille de pondération). Chacun de ceux-ci élabore ensuite sa proposition par écrit. Celle-ci doit contenir les éléments suivants : description du projet, contribution du projet à l'atteinte des objectifs, évaluation de l'impact du projet sur chacun des critères de satisfaction.

Exemple :

Trois projets sont préparés. 1. Acquérir un système de suivi informatique. 2. Remplacer les véhicules de messagerie. 3. Réviser les parcours des messagers.

6. Évaluer la priorité des projets

Lorsqu'il a reçu toutes les demandes, le responsable réunit l'équipe de priorisation. Chacun des représentants présente sa proposition (impact sur les critères de satisfaction). S'ensuit une discussion devant faire l'objet d'un consensus.

Une fois les projets présentés, on en fait un tableau servant à mettre en relation les critères de satisfaction et les projets (grille multicritères). Les critères sont énumérés en colonnes et les projets en rangées. Dans chacune des cellules, on inscrit la cote de pondération de l'impact. Pour chacun des projets, on multiplie la cote de pondération avec le critère de satisfaction. Les résultats obtenus sont additionnés (voir la colonne « calculs »). Le total donne la cote de priorité de chacun des projets.

La liste proposée peut être ajustée par la direction (si plus de 15 % des priorités sont modifiées, on s'interrogera sur le choix des critères ou sur leur importance relative).

La liste définitive est retenue pour exécution. On commence par le projet ayant la plus haute priorité et on descend en fonction des ressources. Le responsable de la ressource peut avoir à faire des ajustements en cours de route (ajout ou retrait de projet). Il les apportera en fonction des règles fournies par la direction et par l'équipe de priorisation.

Exemple de grille multicritères

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