Sondage d'écoute des employés

1Définir le projet de sondage

Pour articuler le projet de sondage, on forme habituellement un groupe de travail composé d'employés, de cadres et de représentants syndicaux. Ce groupe a pour mandat de définir les objectifs du sondage, les sujets ou éléments à évaluer, les modalités de consultation et le plan de communication.

Objectifs

L'objectif du sondage peut être très circonscrit (ex. : consultation sur un programme de rémunération incitative) ou au contraire très large (bilan complet de la gestion de l'entreprise). Par ailleurs, un objectif peut être purement informationnel ou il peut servir à mobiliser les employés vers des objectifs d'amélioration.

Sujets

Les sujets pouvant être étudiés varient considérablement :

• activités et programmes de gestion des ressources humaines
• pratiques de gestion et de supervision
• culture et valeurs de l'entreprise
• communication avec les employés
• orientations de l'entreprise et pratiques d'affaires
• etc.

Modalités de consultation

La première modalité de consultation concerne la manière d'obtenir les informations :

• entrevue individuelle
• entrevue de groupe
• questionnaire.

L'arrivée des nouveaux moyens de communication (intranet, etc.) ouvre la voie à de nouvelles possibilités.

L'entrevue individuelle est habituellement utilisée pour les cadres supérieurs tandis qu'on a recours aux entrevues de groupe lorsqu'on veut consulter, par exemple, un ensemble de cadres ou une unité administrative. Le questionnaire est tout indiqué lorsque l'on consulte un grand nombre de personnes.

Il est important également de tenir compte de la répartition des lieux de travail. Une entreprise concentrée en un seul endroit peut plus facilement se permettre le recours aux entrevues que celle dont le personnel est disséminé sur un vaste territoire.

Selon les objectifs poursuivis et le nombre d'employés dans l'entreprise, on procédera par échantillonnage ou on consultera la totalité des employés (s'assurer alors d'avoir recours à un échantillon représentatif).

Ensuite, on doit fixer une période pour la tenue de la consultation. Selon l'objectif poursuivi, celle-ci peut se réaliser en une seule fois ou de façon périodique. Un sondage d'écoute complet peut facilement prendre de trois à six mois (établir alors un échéancier détaillé).

Enfin, d'autres modalités doivent être arrêtées, comme par exemple la distribution du questionnaire (sur le lieu de travail ou au domicile des employés, auquel cas on doit fixer une date limite pour le retour du questionnaire).

Plan de communication

Il pourra s'avérer nécessaire d'établir un plan de communication en bonne et due forme afin d'atteindre les objectifs suivants :

• expliquer la raison d'être de la consultation
• faire état de la collaboration du syndicat
• faire valoir le caractère représentatif de l'échantillonnage
• présenter le déroulement des étapes
• livrer les résultats de la consultation aux différents publics

(Voir fiche Plan de communication interne.)

2Concevoir et administrer le sondage

Selon les choix faits à l'étape précédente, on doit concevoir un plan d'entrevue, un questionnaire ou les deux. Il s'agit de définir les principaux contenus du sondage et de finaliser les questions à poser. Pour ce faire, il est important de consulter les employés, les cadres et les représentants syndicaux.

Une fois élaboré, le questionnaire (ou le plan d'entrevue) doit être administré à quelques représentant des populations cibles de façon à s'assurer que tous les sujets importants sont couverts, que les questions sont faciles à comprendre et que le temps mis à répondre ne dépasse pas les 30 ou 45 minutes.

Après avoir apporté les correctifs nécessaires, on peut administrer le sondage. On devrait viser un taux de réponse très élevé (70 % et plus).

3Analyser et communiquer les résultats

Cette étape consiste à consolider tous les résultats et à analyser les informations recueillies. Ensuite, on rédige un rapport sur les résultats du sondage. Ceux-ci peuvent être segmentés en fonction des sujets ou des unités administratives. Dans le deuxième cas, on prendra soin d'avoir un minimum de 15 participants dans chaque unité afin de préserver l'anonymat des répondants. On consolidera aussi les résultats pour l'ensemble de l'entreprise.

Les résultats du sondage sont ensuite présentés aux différents publics :

• direction de l'entreprise
• cadres
• représentants syndicaux
• groupe de travail chargé du sondage
• employés.

Tous les employés doivent recevoir les résultats de leur unité ainsi que ceux de l'ensemble de l'entreprise. Le plan de communication pourra prévoir des présentations adaptées aux différentes unités administratives, la parution d'un numéro spécial du journal de l'entreprise, etc. Il importe alors de bien faire ressortir le message principal que les employés adressent à leur employeur car, finalement, tel est le but de l'opération.

4Élaborer les recommandations et les plans d'amélioration

Cette étape implique un engagement ferme de la direction à fixer les priorités d'amélioration et à fournir les moyens de suivi aux résultats du sondage. Il faudra pour cela créer des équipes conjointes de travail, tant au niveau de chaque unité qu'à l'échelle de l'entreprise. Enfin, on élaborera un processus de coordination et de suivi dans le temps des résultats d'implantation à divers niveaux et selon les plans d'action établis.

Plusieurs entreprises considèrent le sondage d'écoute des employés comme faisant partie intégrante de leurs pratiques de gestion. Elles relient cette activité à leur planification stratégique, à la gestion du rendement individuel et au processus de révision des résultats.

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