Standardisation des tâches

1Composer l'équipe de travail

Le groupe type de travail se compose de tous les employés effectuant la même tâche, accompagnés du superviseur responsable.

Un des employés et le superviseur documentent et rédigent les étapes de chacune des tâches. Ils doivent bien connaître l'équipement (ligne d'assemblage, logiciels, outils, etc.). Ils doivent également connaître les étapes à suivre et bien saisir les forces et les faiblesses de l'équipement.

Le superviseur sert de lien entre les différents secteurs concernés (production, contrôle qualité, etc.). Il s'assure également de la participation des membres de l'équipe.

Un secrétaire rédige les documents dans un format unique afin qu'il soit plus facile d'élaborer les différents manuels de standardisation.

Tous les opérateurs approuvent le document rédigé et proposent les modifications nécessaires. L'approbation se fait par consensus.

2Définir les tâches

Énumérer les étapes du processus. Les étapes regroupent plusieurs tâches ayant un but précis (ex. : facturation, changement de produit, maintenance d'équipement).

Énoncer les tâches. Pour chacune des étapes du processus, identifier et détailler les tâches en décrivant la procédure à suivre.

Donner les raisons d'être des tâches. En expliquant le pourquoi de chacune des tâches, on fait comprendre leur pertinence et on aide à situer le processus dans son ensemble.

Décrire les façons de faire. À l'aide de photos, croquis ou autres, décrire la méthode à appliquer pour bien effectuer les tâches.

3Identifier les problèmes

Énumérer tous les problèmes reliés aux tâches. À l'aide de photos et de croquis, représenter les différents défauts et problèmes afin de sensibiliser et d'informer les employés.

Trouver les causes et les solutions possibles. Déterminer les causes des différents problèmes et trouver le moyen le plus efficace de contrôler ou d'éliminer chacune de ces causes. Exemple de cause fréquente : étape oubliée dans le processus.

Documenter les problèmes, les causes et leurs solutions. Pendant les sessions de formation, il est très difficile de reproduire ou de simuler tous les problèmes. Le manuel permet alors d'expliquer plus facilement les différents problèmes qui peuvent survenir. L'employé en formation sait qu'il pourra le consulter au besoin, ce qui augmente sa confiance tout en accélérant son intégration.

4Identifier les éléments à surveiller

Lorsque les étapes du processus sont documentées, que les problèmes sont identifiés et les solutions trouvées, il ne reste qu'à choisir les éléments à surveiller. De cette façon, on s'assure que le processus se réalise sans problème, du premier coup et à tout coup. Par la suite, on détermine la fréquence de surveillance de chacun des éléments et on choisit un responsable. Il s'agit là de l'étape clé d'un processus d'amélioration continue. Avec une méthode de surveillance et de prévention bien documentée et bien appliquée, on réduit considérablement le nombre de défauts et le temps nécessaire à leur correction.