Veille informationnelle

1Brosser un diagnostic des pratiques actuelles

La première étape du processus de veille a pour but d'évaluer les pratiques en cours dans l'organisation et d'aider les acteurs clés à comprendre le fonctionnement de ce processus et à se situer par rapport à celui-ci.

On examine alors les modes d'accès à l'information de même que les méthodes de circulation, d'exploitation et de gestion de cette information. Cet examen permettra d'identifier les forces actuelles ainsi que les freins à l'implantation d'un processus de veille.

2Identifier les cibles de veille

Les cibles de veille sont les sujets sur lesquels l'entreprise veut s'informer. Ceux-ci peuvent se trouver à différents niveaux dans les préoccupations de l'entreprise. En voici quelques possibilités :

• information stratégique (ex. : connaître les possibilités de percée sur un marché nouveau)
• information technologique (ex. : s'informer sur les nouvelles technologies dans son domaine d'activité)
• information concurrentielle (ex. : suivre les joueurs majeurs dans son secteur d'activité)
• information normative (ex. : connaître les incidences des actions normatives sur son marché).

Il est important que les cibles de veille soient en lien avec les orientations stratégiques de l'entreprise et ses objectifs d'affaires. Elles doivent en effet correspondre à des besoins prioritaires.

3Effectuer la collecte des données

La stratégie de recherche doit être établie en fonction des cibles identifiées et des sources d'information disponibles. Les sources d'information peuvent être internes ou externes à l'entreprise. Elles peuvent aussi être formelles (livres, revues, banques de données, brevets, Web, etc.) ou informelles (congrès, expositions, réseau de contacts, experts du domaine, etc.).

Il est important de repérer l'information pertinente, de trouver « l'aiguille dans la botte de foin ». Aussi, fait-on souvent appel à du personnel spécialisé en recherche d'information, qui saura faire ce travail de façon précise et méthodique, au meilleur coût possible.

4Procéder à l'analyse et à la mise en forme de l'information

Avec l'accès à l'information de plus en plus facilité par le progrès vertigineux des technologies, la véritable « valeur ajoutée » à l'information est l'analyse. C'est là l'apport principal du veilleur. Synthétiser, faire des liens, apporter un commentaire ou un avis d'expert sont autant de moyens qui donnent sa vraie valeur à la veille informationnelle. Des tableaux synthèse faciliteront le regroupement et le recoupement de l'information recueillie. On pourra par exemple présenter le portrait du marché actuel d'un secteur d'activité avec ses joueurs clés ainsi que les brevets détenus et l'évolution de la technologie. Une fois obtenue et analysée, l'information à valeur ajoutée peut être stockée et classée pour en faciliter le repérage et la diffusion.

5Diffuser l'information de façon ciblée

L'étape de la diffusion est cruciale dans la veille informationnelle. Des destinataires bien identifiés (souvent les dirigeants et les autres décideurs de l'entreprise) reçoivent une information ciblée et qualifiée en fonction de leur profil d'intérêt personnalisé. Les formats sont également personnalisés selon le public visé (bulletin, fiche synthèse, bordereau de veille, etc.).

Il faut par ailleurs accorder une importance particulière au processus de diffusion. Celui-ci doit être systématique et continu si on veut accroître la capacité de prise de décision. La rapidité est aussi un atout stratégique (envisager la diffusion électronique). Enfin, le processus pourra être amélioré si les destinataires fournissent de la rétroaction sur la qualité et la pertinence de l'information reçue.

6Agir

Une analyse solide et un processus de diffusion efficace donneront lieu à des décisions éclairées. Flairer une opportunité ou une menace, voilà le bénéfice de la veille. C'est ainsi qu'on pourra se préparer à la venue d'un nouveau joueur, découvrir un appel d'offres intéressant, acheter de l'équipement d'une faillite, investir dans le développement d'une technologie, développer un produit, exporter sur un nouveau marché, etc.

Les décisions ainsi facilitées par la veille informationnelle entraîneront évidemment des changements qui nécessiteront une bonne communication et une solide planification (voir fiches Planification du changement et Communication du changement).

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