Outils et méthodes en bref

Aller au-delà des stratégies traditionnelles d'achat et développer des partenariats efficaces avec les fournisseurs. Il faut d'abord aligner et communiquer les buts et les initiatives stratégiques de l'organisation avec les fournisseurs privilégiés. Des approches nouvelles doivent être mises en place : évaluer le coût total et les compétences des fournisseurs au-delà du plus bas prix, réduire le nombre total de fournisseurs, les récompenser par des programmes de reconnaissance, des incitatifs financiers liés à l'amélioration, des ententes à long terme. De même, le juste à temps, des technologies poussées d'échange d'information et des équipes de travail intégrées avec les fournisseurs viennent maximiser la puissance de cette approche.

Produire de nouvelles idées en explorant des avenues non traditionnelles. La pensée latérale permet de changer de cadre de référence et d'éliminer les barrières pour libérer la pensée créative. Concrètement, cette approche aide à observer la situation sous différents angles afin de découvrir de nouvelles options.

Planifier les ressources et optimiser leur utilisation. En répondant aux questions: qui fait quoi? quand? dans quel ordre?, on est mieux à même de définir et de structurer les tâches et les mesures nécessaires à l'atteinte de l'objectif. Surtout utilisé lorsque les tâches sortent des responsabilités normales des employés.

Planifier et optimiser les expériences afin d'en tirer le plus d'informations significatives possibles. Cet outil permet en effet d'analyser de façon simultanée les effets individuels et interactifs de plusieurs facteurs. Surtout utilisé pour le développement et l'amélioration de produits et de processus, le plan d'expériences permet d'optimiser chacun des facteurs à l'étude selon la stratégie préétablie et de définir un modèle de prédiction mathématique.

Fiche : Plan d'expériences

Identifier les besoins de développement des compétences faisant partie du profil de compétences attaché à l'emploi. Le plan porte souvent sur une ou deux compétences critiques. Il doit être entériné par le gestionnaire et comporter une liste de moyens concrets et réalistes.

Fiche : Plan de développement individuel - PDI

Définir les activités de vérification et de contrôle (depuis la commande client jusqu'à la livraison ou l'installation) et en représenter graphiquement la séquence. Sur un même document, le plan qualité regroupe toute l'information nécessaire pour s'assurer que les objectifs qualité sont atteints. On retrouve ainsi la schématisation chronologique des activités de contrôle avec les documents qualité associés, les paramètres à contrôler, les fréquences de contrôle, les critères d'acceptation, les responsabilités, etc.

Fiche : Plan qualité

Piloter et supporter l'ensemble des fonctions et processus qualité, environnement et santé et sécurité de l'entreprise. Ce progiciel permet d'intégrer l'ensemble des fonctions de cette dernière comme les audits, les non-conformités, les actions correctives et préventives, l'évaluation des fournisseurs, la satisfaction de la clientèle, l'étalonnage, les programmes de gestion environnementale, les activités environnementales, la surveillance et le mesurage environnementaux, la formation, les programmes de santé et sécurité.

Définir et regrouper les orientations qualité de l'entreprise et exprimer l'engagement de la direction et de l'organisation en matière de qualité. Utilisé en conjonction avec la mission et la politique générale, cet outil permet d'orienter le choix des actions à tous les niveaux de l'organisation afin d'atteindre les objectifs qualité.

Fiche : Politique qualité

Mobiliser les parties autour des vraies priorités en établissant par consensus les critères de priorisation des projets de gestion stratégique. L'exercice est basé sur les objectifs d'affaires ainsi que sur les ressources forcément limitées de l'entreprise.

Fiche : Priorisation structurée des projets

Le processus de conformité d'un produit est loin d'être une formalité administrative. Utiliser la bonne méthode pour rendre son produit conforme aux exigences normatives et réglementaires est la clé pour accélérer le processus de reconnaissance tout en épargnant temps et argent. Encore mieux si l'on intègre le processus dès la phase de conception du produit. Bilan normatif, essais préliminaires, choix du laboratoire d'essais, ouverture d'un dossier auprès de l'organisme réglementaire, essais de conformité, ces étapes – et il y en a d'autres – doivent être soigneusement planifiées et exécutées.

Fiche : Processus de conformité de produits

Identifier le vrai problème et ses causes véritables pour ensuite implanter des solutions permanentes. Le PRP fournit à l'équipe un mode de fonctionnement qui lui permet de s'assurer que le processus s'accomplit dans le bon ordre et de la bonne façon, sans rapports de force ni discussions basées sur des perceptions et des opinions subjectives.

Fiche : Processus de résolution de problèmes

Piloter et supporter l'ensemble des fonctions et processus de l'entreprise. Ce progiciel permet d'intégrer l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique.

Les organisations compétitives innovent constamment pour se distinguer de la concurrence. Elles sont à tout moment à la recherche d’idées et de solutions nouvelles pour relever les nombreux défis qui se présentent à elles. Alimentées par ce désir, elles savent que leurs ressources humaines constituent leur première source d’inspiration.

Fiche : Programme de gestion des idées en entreprise

Créer des pièces physiques en 3 dimensions directement à partir de données numériques. Il s'agit d'un procédé rapide, hautement automatisé et totalement flexible qui permet de fabriquer des pièces prototypes à partir de fichiers de données provenant des logiciels de conception et de fabrication assistées par Ordinateur (CFAO).

Faire le bilan des pratiques de partenariat en conjonction avec le système qualité. Il s'agit de mesurer à quel point la direction fait participer les employés au processus d'amélioration.

Fiche : Qualité et partenariat

Réduire une liste d'idées de manière à faciliter les étapes d'analyse subséquentes. À l'aide de votes successifs, cette méthode rapide et simple fait appel au consensus pour éliminer des idées et conserver les plus intéressantes.

Remettre radicalement en cause un processus d'affaires afin de conserver ou d'acquérir un avantage concurrentiel. La réingénierie vise l'obtention de gains spectaculaires en matière de coûts, de qualité, de service et de rapidité. Normalement, elle implique la réorganisation complète du processus par l'utilisation de nouvelles technologies. Il s'agit de centrer encore plus le processus sur les besoins du client et de s'assurer que chaque étape ajoute le maximum de valeur au produit ou au service.

Fiche : Réingénierie

De nombreux facteurs intangibles, difficilement mesurables, sont à considérer lors du choix d'un candidat. Le meilleur moyen de réussir une opération de recrutement consiste donc à y introduire une certaine rigueur. Un processus en sept étapes facilitera grandement le travail. La première étape assurera le succès des six autres : bien préciser le besoin en se posant au moins huit questions essentielles. Mais qui dit rigueur ne doit pas dire rigidité. Les changements que l'arrivée d'un nouvel employé occasionne doivent aussi être gérés.

Fiche : Recrutement et sélection

Générer le plus d'idées possibles en réponse à une question ou à un problème donné. Utilisée en groupe, cette technique comporte l'avantage de créer un climat d'écoute dans lequel la critique n'a pas sa place. Le but est de favoriser la synergie entre les participants afin de générer un maximum d'idées qui seront analysées par la suite.

Évaluer la faisabilité d'un projet et s'assurer que la conception respecte les spécifications du client à chacun des stades de développement. Cette inspection systématique vise à déceler le plus tôt possible les erreurs ou les problèmes reliés à la conception. On s'assure ainsi que le cycle de vie du produit (fabrication, utilisation, remisage, etc.) est conforme aux objectifs et aux besoins de tous les clients.

Fiche : Revue de conception et de développement

Améliorer la qualité dans le cadre d'une démarche de résolution de problèmes. Ces sept outils permettent de recueillir, d'illustrer et d'expliquer les faits de façon à faciliter l'analyse d'un problème. Ce sont: la fiche de collecte de données, les graphiques, la carte de contrôle, l'histogramme, le diagramme de dispersion, le diagramme de Pareto, le diagramme causes-effet.

Fiche : Sept outils de la qualité (Les)

Analyser les risques potentiels d'un système. Avec l'utilisation de techniques statistiques basées sur la théorie des nombres aléatoires, il est possible de simuler les différents états d'un système complexe afin d'identifier et d'analyser les problèmes potentiels. En effet, dans certains cas, les systèmes impliquent une multitude de facteurs et les configurations possibles se multiplient, ce qui nécessite le recours à des méthodes numériques pour analyser tous les résultats possibles et leur probabilité de réalisation.

Connaître en profondeur ce qui est important pour le client et suivre celui-ci dans son processus décisionnel. Chacun des stades de ce processus comporte des caractéristiques importantes qu'il faut maîtriser afin d'orienter les communications et les actions marketing. Le sondage permet de recueillir de l'information stratégique pour situer le client dans son cheminement et définir des objectifs d'amélioration.

Fiche : Sondage client

Connaître et suivre le niveau de satisfaction de la clientèle tout en identifiant les opportunités d'amélioration. Comme le sondage ne fait qu'apporter les réponses du client, il faut s'assurer que les questions permettent vraiment d'évaluer les facteurs critiques au succès de l'entreprise. Étant donné qu'on se servira des résultats pour orienter les actions d'amélioration, il est également primordial de bien valider la représentativité de la clientèle ainsi que la qualité de l'analyse des données.

Fiche : Sondage de satisfaction de la clientèle

Réduire les délais à toutes les étapes de production. Une bonne façon d'optimiser un processus consiste à s'attaquer aux activités sans valeur ajoutée, qui représentent plus de 95% du délai de production total. On constate donc que le potentiel d'amélioration est énorme. La stratégie QRM est tout indiquée pour réduire les délais d'exécution à tous les niveaux de l'entreprise. Loin d'exiger l'abandon des programmes déjà implantés (tels que le juste-à-temps et la méthode kaizen), elle s'appuie sur eux pour amener un changement en profondeur des façons de faire de l'organisation.

Fiche : Stratégie QRM

Déceler des tendances dans les données étudiées à l'aide d'une stratification simple et structurée. Définir les frontières d'un problème en séparant ce qui est et ce qui n'est pas pertinent à l'objet de l'étude.

Comprendre et analyser systématiquement la relation cause-effet qui prévaut dans une situation de changement. En distinguant l'état actuel de l'état désiré, le SCORE permet d'identifier les symptômes et les causes en relation avec les résultats désirés et les effets à plus long terme, tout en supportant l'allocation efficace des ressources. Une fois bien analysées les interactions entre chacun des facteurs, il est plus facile d'éliminer les barrières et de mettre en oeuvre le changement.

Contrôler efficacement le mouvement et le stockage du matériel. Cet outil informatisé permet de gérer la combinaison des facteurs entourant la gestion d'entrepôts tels la pièce, la location, la quantité, l'unité de mesure, etc... À l'aide de ces paramètres, le système peut déterminer où est située la pièce, où la prendre et dans quelle séquence la cueillette doit être réalisée.

Gérer visuellement les flux de matériel et l'ordonnancement des cellules de travail. Basé sur le principe de production à flux tiré, le kanban permet d'optimiser les stocks en cours et de diminuer la taille des lots. Cet outil important du juste-à-temps consiste en un simple système de cartes et de boîtes qui servent à déclencher et à «tirer» le flux de production lorsque les stocks atteignent un niveau prédéfini.

Fiche : Système kanban

Suivre la performance globale des équipements. Une foule d'indicateurs aident à évaluer la performance des équipements manufacturiers. Mais chacun ne fournit qu'une vision partielle. Pour avoir une vue d'ensemble de la performance d'une machine ou d'une usine, on a avantage à utiliser le taux de rendement global (TRG). Sa force réside dans le fait qu'il tient compte simultanément des trois principaux paramètres de performance manufacturière: la disponibilité, l'efficacité et la qualité.

Fiche : Taux de rendement global - TRG

Planifier des projets complexes lorsque plusieurs activités sont interdépendantes. Contrairement aux méthodes de planification habituelles, le PERT ne nécessite pas une connaissance précise des temps de chacune des activités, car il se base sur l'hypothèse selon laquelle les évaluations de temps respectent une distribution statistique normale. Par conséquent, les outils mathématiques peuvent être utilisés pour calculer les chances de réussite du projet ainsi que plusieurs autres paramètres importants de planification basés sur des prévisions optimistes, neutres et pessimistes.

Produire des idées en adoptant une nouvelle approche du problème. On liste tout d'abord les attributs du problème étudié et on note pour chacun d'eux les différentes options possibles. Ensuite, on établit de force des connexions entre les options afin de générer de nouvelles combinaisons.

Grouper des pièces, des produits, des opérations, des procédés aux différents stades de leur élaboration : conception, production, industrialisation, montage, afin de profiter avantageusement de leurs similitudes pour les industrialiser économiquement. Cette approche permet de réduire la diversité des pièces, les coûts de création de nouvelles gammes, les temps de chiffrage des devis et les en-cours. Enfin elle capitalise sur le savoir du personnel en s'adressant aux problèmes récurrents et aux tâches similaires et en archivant les informations clés.

Confirmer ou infirmer l'hypothèse de normalité des données. Plusieurs outils statistiques de la qualité se basent sur l'hypothèse selon laquelle les données sont distribuées selon une loi normale. Aussi faut-il valider cette hypothèse avant de commencer l'analyse des données.

Améliorer en tout temps la performance globale d'un système en identifiant les faiblesses qui l'empêchent d'atteindre son objectif de façon optimale. Plutôt que de se concentrer sur le processus, on regarde le système en tant que tel en identifiant son but et les contraintes qui limitent l'atteinte de ce but. Comme il ne peut exister qu'un seul maillon «le plus faible» à la fois, les outils de la théorie des contraintes permettent d'identifier ce maillon et d'éliminer les goulots.