Outils et méthodes en bref

Aller au-delà des stratégies traditionnelles d'achat et développer des partenariats efficaces avec les fournisseurs. Il faut d'abord aligner et communiquer les buts et les initiatives stratégiques de l'organisation avec les fournisseurs privilégiés. Des approches nouvelles doivent être mises en place : évaluer le coût total et les compétences des fournisseurs au-delà du plus bas prix, réduire le nombre total de fournisseurs, les récompenser par des programmes de reconnaissance, des incitatifs financiers liés à l'amélioration, des ententes à long terme. De même, le juste à temps, des technologies poussées d'échange d'information et des équipes de travail intégrées avec les fournisseurs viennent maximiser la puissance de cette approche.

Produire de nouvelles idées en explorant des avenues non traditionnelles. La pensée latérale permet de changer de cadre de référence et d'éliminer les barrières pour libérer la pensée créative. Concrètement, cette approche aide à observer la situation sous différents angles afin de découvrir de nouvelles options.

Planifier les ressources et optimiser leur utilisation. En répondant aux questions: qui fait quoi? quand? dans quel ordre?, on est mieux à même de définir et de structurer les tâches et les mesures nécessaires à l'atteinte de l'objectif. Surtout utilisé lorsque les tâches sortent des responsabilités normales des employés.

Planifier et optimiser les expériences afin d'en tirer le plus d'informations significatives possibles. Cet outil permet en effet d'analyser de façon simultanée les effets individuels et interactifs de plusieurs facteurs. Surtout utilisé pour le développement et l'amélioration de produits et de processus, le plan d'expériences permet d'optimiser chacun des facteurs à l'étude selon la stratégie préétablie et de définir un modèle de prédiction mathématique.

Fiche : Plan d'expériences

Identifier les besoins de développement des compétences faisant partie du profil de compétences attaché à l'emploi. Le plan porte souvent sur une ou deux compétences critiques. Il doit être entériné par le gestionnaire et comporter une liste de moyens concrets et réalistes.

Fiche : Plan de développement individuel - PDI

Définir les activités de vérification et de contrôle (depuis la commande client jusqu'à la livraison ou l'installation) et en représenter graphiquement la séquence. Sur un même document, le plan qualité regroupe toute l'information nécessaire pour s'assurer que les objectifs qualité sont atteints. On retrouve ainsi la schématisation chronologique des activités de contrôle avec les documents qualité associés, les paramètres à contrôler, les fréquences de contrôle, les critères d'acceptation, les responsabilités, etc.

Fiche : Plan qualité

Piloter et supporter l'ensemble des fonctions et processus qualité, environnement et santé et sécurité de l'entreprise. Ce progiciel permet d'intégrer l'ensemble des fonctions de cette dernière comme les audits, les non-conformités, les actions correctives et préventives, l'évaluation des fournisseurs, la satisfaction de la clientèle, l'étalonnage, les programmes de gestion environnementale, les activités environnementales, la surveillance et le mesurage environnementaux, la formation, les programmes de santé et sécurité.

Définir et regrouper les orientations qualité de l'entreprise et exprimer l'engagement de la direction et de l'organisation en matière de qualité. Utilisé en conjonction avec la mission et la politique générale, cet outil permet d'orienter le choix des actions à tous les niveaux de l'organisation afin d'atteindre les objectifs qualité.

Fiche : Politique qualité

Mobiliser les parties autour des vraies priorités en établissant par consensus les critères de priorisation des projets de gestion stratégique. L'exercice est basé sur les objectifs d'affaires ainsi que sur les ressources forcément limitées de l'entreprise.

Fiche : Priorisation structurée des projets

Le processus de conformité d'un produit est loin d'être une formalité administrative. Utiliser la bonne méthode pour rendre son produit conforme aux exigences normatives et réglementaires est la clé pour accélérer le processus de reconnaissance tout en épargnant temps et argent. Encore mieux si l'on intègre le processus dès la phase de conception du produit. Bilan normatif, essais préliminaires, choix du laboratoire d'essais, ouverture d'un dossier auprès de l'organisme réglementaire, essais de conformité, ces étapes – et il y en a d'autres – doivent être soigneusement planifiées et exécutées.

Fiche : Processus de conformité de produits

Identifier le vrai problème et ses causes véritables pour ensuite implanter des solutions permanentes. Le PRP fournit à l'équipe un mode de fonctionnement qui lui permet de s'assurer que le processus s'accomplit dans le bon ordre et de la bonne façon, sans rapports de force ni discussions basées sur des perceptions et des opinions subjectives.

Fiche : Processus de résolution de problèmes

Piloter et supporter l'ensemble des fonctions et processus de l'entreprise. Ce progiciel permet d'intégrer l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique.

Éliminer les différences d'interprétation des dessins techniques. En normalisant et en uniformisant le langage utilisé dans ces dessins, on facilite l'inspection des produits et le contrôle des procédés, en vue d'obtenir des pièces conformes aux besoins.

Fiche : Protocole de dessin

Structurer et systématiser le processus d'analyse. L'équipe est appelée à considérer tous les aspects de la situation en se posant les sept questions suivantes: Pourquoi? (but), Quoi? (sujet), Qui? (personne), Quand? (temps), Où? (endroit), Comment? (méthode), Combien? (coûts).

Prévoir le déroulement probable des situations futures. Même si on ne peut prédire l'avenir de façon précise, il est toujours possible d'observer la tendance des indicateurs actuels. Utilisée au niveau stratégique, la rédaction de scénario permet d'identifier des opportunités probables ou encore de se préparer au changement. On acquiert ainsi une vision à plus long terme, de façon à orienter les actions à court et à moyen termes.

Éliminer les opérations sans valeur ajoutée pour le client et réduire les délais de fabrication en appliquant différentes technologies de production. Il sera probablement nécessaire de réorganiser en profondeur les méthodes de travail en s'appuyant principalement sur une définition plus précise du travail d'équipe et du degré de mobilité opérationnelle du personnel.

Fiche : Réduction du temps de cycle

Structurer une réunion et faciliter la discussion entre deux groupes ou deux équipes de travail. Pendant qu'un groupe discute au centre, l'autre écoute et observe le processus. Il arrive parfois que les deux groupes changent de rôle après un certain temps. Cette technique permet aussi de réunir différents groupes (clients et fournisseurs, employés et gestionnaires, etc.) afin d'éliminer les fausses perceptions provenant des divergences d'opinions ou d'objectifs.

Améliorer l'efficacité et l'efficience du système organisationnel en établissant dans l'organisation une chaîne client-fournisseur. Pour satisfaire le client externe, il faut commencer par satisfaire chacun des clients internes. Et comme la chaîne ne peut pas être plus forte que le plus faible de ses maillons, il est important de renforcer chacun de ceux-ci. En jouant le double rôle de client et de fournisseur, les employés prennent mieux conscience de l'importance de la qualité à chaque étape afin de satisfaire les besoins de leurs clients internes et externes.

Fiche : Relation client-fournisseur

Stimuler la production collective d'idées au moyen d'une approche non verbale. Les participants produisent individuellement des idées qu'ils dessinent ou décrivent sur des feuilles prévues à cette fin. Chaque feuille est passée au participant suivant, qui s'en sert pour produire de nouvelles idées ou compléter celles qui sont déjà esquissées.

Poser un diagnostic sur les processus de gestion et les résultats obtenus. La forme et les objectifs d'une revue peuvent varier, mais il existe trois principaux types de revues de gestion: horizontale, verticale et d'implantation. Menée par les gestionnaires eux-mêmes, la revue permet d'acquérir une compréhension globale de la réalité de l'entreprise. On peut ensuite optimiser les efforts selon les cibles stratégiques.

Fiche : Revue de gestion

Analyser des situations complexes et préparer des plans d'action après l'identification d'opportunités d'amélioration. Ces sept outils s'inscrivent dans une démarche proactive. Ils aident les gestionnaires à prendre les bonnes décisions et à planifier leur mise en oeuvre. Ce sont: le diagramme des affinités, le diagramme des relations, le diagramme en arbre, le diagramme matriciel, le diagramme des décisions d'action, le diagramme sagittal, l'analyse factorielle de données.

Fiche : Sept outils du management (Les)

Structurer la pensée créative et accroître la performance d'un groupe de travail. L'outil oblige les membres du groupe à mettre leur ego de côté en utilisant séparément six modes de pensée: maîtrise du processus, information, émotions, prudence, avantages, créativité. Chacun de ces modes est représenté par un chapeau de couleur différente.

Fiche : Six chapeaux pour penser (Les)

Connaître la perception des employés sur une multitude de sujets tels que le climat de travail et les pratiques de gestion. Les employés sont les mieux placés pour savoir ce qui va bien et ce qui va mal dans l'organisation et ils savent très souvent comment améliorer la situation. Il est donc important de les écouter. C'est un excellent outil comme point de départ pour une démarche d'amélioration continue et pour effectuer le suivi des changements d'attitudes et de perceptions.

Fiche : Sondage d'écoute des employés

Uniformiser les façons de faire afin d'obtenir des résultats constants et de faciliter le transfert des connaissances. La standardisation s'intègre particulière­ment bien à ISO 9000 (documentation des procédures) tout en tirant profit de la communication visuelle. Elle diminue le stress des employés et augmente leur flexibilité. Elle les prépare aussi à réagir rapidement aux problèmes et elle permet d'uniformiser les contrôles des éléments critiques.

Fiche : Standardisation des tâches

Analyser des données en les segmentant ou en les divisant de plusieurs façons. Utile pour identifier les causes fondamentales d'un problème ou tout simplement pour faire ressortir de nouvelles informations pouvant mener à des conclusions ou à des actions spécifiques.

Augmenter la responsabilisation et la productivité des équipes de travail par la redéfinition du rôle des superviseurs de premier niveau. Cette opération nécessite la mise en place de la gestion par objectifs. Ensuite, on habilite le personnel de supervision aux mécanismes de planification et de contrôle des ressources et des activités manufacturières. Bien formés et outillés, les superviseurs pourront jouer activement leur rôle: soutenir, guider et motiver les employés dans l'atteinte de leurs objectifs.

Gérer visuellement les flux de matériel et l'ordonnancement des cellules de travail, en maintenant au plus juste le niveau des en-cours. Tout comme le Kanban, le système CONWIP est basé sur le principe de production à flux tiré (un système de cartes déclenche la production à l'atteinte d'un niveau déclencheur). Cependant, le Kanban nécessite des en-cours à chaque poste de travail et les cartes relancent la production du poste directement en amont. Avec le CONWIP, la carte peut retourner à un poste beaucoup plus en amont dans la ligne de production, ce qui dispense d'avoir des en-cours à chaque poste. Pour que la boucle de production se termine, la carte doit donc remonter la ligne de production jusqu'au poste demandeur.

Encourager les employés à participer au processus d'amélioration continue et reconnaître l'implication de chacun dans ce processus. Ce sont en effet les employés qui ont souvent les meilleures idées pour résoudre les problèmes qui se posent quotidiennement à eux. Il s'agit donc d'instaurer un programme qui leur permettra de s'exprimer, de créer et de contribuer à la performance de leur entreprise, tout en s'arrimant aux objectifs et à la mission de celle-ci.

Traduire la stratégie de l'entreprise en indicateurs de performance conviviaux, mesurables et pertinents. Le tableau de bord est un outil de gestion qui permet de consolider les indicateurs de façon à suivre les dimensions clés de l'entreprise tout en permettant à chacun de constater sa contribution à la performance globale de l'entreprise.

Fiche : Tableau de bord de gestion

Explorer différentes options à l'aide de questions simples qui forcent la génération d'idées nouvelles. Le terme SCAMPER est un acronyme anglais des 7 thèmes à aborder lors de l'exploration si l'on veut maximiser la production de nouvelles idées: Substitution, Combinaison, Adaptation, Modification, Proposition de nouvelles orientation, Élimination, Réarrangement.

Obtenir un consensus d'experts sur des tendances futures ou sur le développement à long terme de l'organisation. Le facilitateur détermine et structure une série de discussions séquentielles qui s'organisent autour d'un questionnaire auquel chacun répond anonymement. Après plusieurs cycles de collecte et de redistribution de l'information, les experts en arrivent à un consensus sans même s'être rencontrés. Cette approche permet d'éviter que le consensus soit entaché par les obstacles inhérents aux interactions.

Structurer la prise de décision en groupe de façon à atteindre un consensus. Lorsque les points de vue sont nombreux ou que certains ont tendance à s'imposer, la technique du groupe nominal permet d'accorder une participation égale à tous les membres: chacun sélectionne cinq éléments à partir d'une liste générale composée librement par le groupe, puis un calcul de pondération permet d'établir un consensus sur les éléments les plus importants.

Guider le développement d'un énoncé de mission et vérifier que celle-ci est bien définie. Le mot ACORN est un acronyme anglais qui représente chacun des critères de vérification de la mission: accomplissement, contrôle, objectifs, réconciliation, nombres. Si la mission ne répond pas à ces critères, il sera difficile de l'atteindre, d'où l'importance de la valider au départ.

Aider à la présélection de candidats et repérer ceux dont les comportements risquent d'être incompatibles avec les valeurs de l'entreprise. Il existe sur le marché une grande variété de tests. On les divise généralement en deux: les tests de personnalité et les tests d'aptitude. On s'en sert aussi pour déceler des compétences difficiles à mesurer en entrevue.