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Guide de sélection

La clé du succès dans le choix d’une firme-conseil

Quand faire appel à une firme-conseil ?

Les organisations font appel à une firme-conseil lorsqu'elles ressentent le besoin d'une aide extérieure pour résoudre une problématique particulière ou bien pour appuyer des employés afin qu'ils soient en mesure de résoudre les situations eux-mêmes. Il ne faut jamais considérer l'utilisation d'une firme-conseil comme une solution facile à la résolution de problèmes. En général, les interventions en gestion peuvent être classées en trois grandes familles* :

Le conseil stratégique – L'entreprise demande à une firme-conseil d'intervenir pour découvrir la source d'un problème. La demande inclut également un diagnostic, l'élaboration de solutions et éventuellement la mise en œuvre et le suivi des solutions adoptées.

Le conseil méthodologique – Il s'agit d'une aide technique pour résoudre un problème que l'entreprise pense avoir déjà identifié.

Le conseil de service – Il s'agit d'un achat de service qui requiert un spécialiste que l'organisation ne peut s'offrir à plein temps. Il s'agit d'une forme de sous-traitance pour pallier les limites, contraintes en matière de temps, ressources humaines, expertise ou autre.
* Stern, Patrice, Tutoy, Patricia, Le métier de consultant, Éditions d'Organisation, 5e édition, 2003, 288 pages

Connaissez-vous la nature de votre besoin?

    
Avant de démarrer le processus de recherche d'une firme-conseil, l'organisation doit bien connaître ses besoins. Elle doit avoir bien identifié ses problèmes et avoir une vision relativement claire de la situation vers laquelle elle souhaite s'orienter. Il est essentiel de procéder à une analyse interne du problème à l'aide de cinq étapes*:

  1. Observation et description des symptômes (Quoi? Depuis quand ? Combien ? Qui ?)
  2. Organisation des symptômes par association logique (Comment ? Pourquoi ? Quels liens ?)
  3. Discussions sur les observations avec les intéressés ou spécialistes de la question.
  4. Formulation d'une hypothèse quant aux problèmes à la source des symptômes.
  5. Vérification de l'hypothèse en se demandant si les causes étaient éliminées, est-ce que les problèmes disparaîtraient ?
* Mouvement québécois de la qualité, Choisir un consultant en gestion de la qualité, Mouvement québécois de la qualité, 1993

Comment identifier les firmes-conseils potentielles ?

    
Il existe sur le marché de nombreuses firmes-conseils en gestion et en exportation. La recherche d'un consultant s'avère habituellement ardue. En effet, la firme soumissionnaire doit être en mesure de démontrer qu'elle comprend bien les besoins de l'organisation, que ses conseillers ont les qualifications nécessaires pour conduire à terme le mandat et que ces derniers possèdent un style compatible avec la culture de l'organisation.

Pour y arriver, il est préférable d'identifier une première série de firmes qui semblent répondre à vos besoins. Afin de constituer cette première liste, la section Consultants Québec de notre portail est l'outil tout indiqué. En cliquant sur l'onglet Trouver une firme-conseil, vous pourrez sélectionner les expertises recherchées et spécifier certains éléments tels que les compétences recherchées, les marchés géographiques desservis par la firme-conseil et l’endroit où celle-ci a ses bureaux.

À l'affichage des résultats, vous obtiendrez une liste de firmes ayant les compétences recherchées. Il est possible de consulter le profil des firmes et d'imprimer la liste ainsi que les fiches individuelles. Cette liste ciblée vous permettra de joindre les firmes potentielles et d'effectuer un premier contact afin de retenir quatre à cinq firmes-conseils.

Comment procéder au choix de la firme ?

À partir de la présélection, vous devez inviter les firmes-conseils à présenter des offres de service. La qualité des offres que vous recevrez dépend grandement de la clarté et de la précision de votre demande décrite dans votre appel d'offres. Il est important de dresser le portrait le plus clair de la situation tout en décrivant explicitement vos attentes.

Des offres reçues, vous devez les évaluer selon certains critères. À titre d'exemple, voici quelques critères suggérés* :
  • Compétence et expérience pertinentes de la firme-conseil
  • Compréhension du mandat
  • Démarche suggérée adaptée « sur mesure » à votre organisation
  • Disponibilité et accessibilité de la firme-conseil
  • Échéancier respectant les priorités et les contraintes de l'organisation
  • Prix
  • Qualité et précision de l'offre de service
À la suite à cette analyse, vous serez en mesure de sélectionner une ou deux offres qui répondent le plus à vos besoins et contraintes. Il est maintenant préférable de rencontrer chacune de ces firmes. Cette rencontre permettra de clarifier le mandat, d'éclaircir toute ambiguïté relevée lors de l'analyse de l'offre, de s'entendre sur les résultats attendus, de préciser la démarche préconisée et la mesure du succès, d'établir l'échéancier des travaux et la date de début réelle et enfin, de s'entendre sur le prix ainsi que les modalités de paiement.

Finalement, vous avez arrêté votre choix. Il est maintenant possible d'officialiser le tout par un contrat liant et satisfaisant les deux parties. Ce contrat doit formuler les ententes verbales entre vous et la firme et contenir toutes les informations importantes.


*Mouvement québécois de la qualité, Choisir un consultant en gestion de la qualité, Mouvement québécois de la qualité, 1993.
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