Fiche outil

A3

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Planifier en un coup d’œil

Un document A3 sert à raconter en un coup d’œil votre planification.

A3 est le nom d’un format international de papier proche du 11 x 17 po nord-américain. Largement documentée dans la littérature, particulièrement par le Lean Enterprise Institute, cette méthode a énormément gagné en popularité de par sa simplicité et la vue synoptique qu’elle propose (tout figure sur une seule et même page).

La feuille A3 est divisée en deux parties verticales. Celle de gauche concerne le passé et le présent; elle contient des réflexions sur vos expériences antérieures et la situation actuelle. Celle de droite porte sur l’avenir et les propositions d’actions à entreprendre.

Les Japonais imaginent souvent le A3 comme une histoire racontée selon la roue de Deming (PDCA pour Plan-Do-Check-Act; en français PFVA pour Planifier-Faire-Vérifier et Agir). L’outil fait appel à la participation des employés, qui partagent notamment leurs connaissances et apprentissages.

La fondation de l’outil ou « la pensée A3 » réfère à l’utilisation du PFVA comme base de réflexion.

Résultats

  • Contenu rapidement compréhensible de tous.
  • Communication efficace et visuelle.
  • Situations complexes clairement présentées.

Conditions de succès

  • Faire une réflexion réelle basée sur des faits menant à un plan d’action approprié.
  • Adapter au besoin les sections du format A3 (mais en conservant les étapes du P à gauche et celles du FVA à droite – voir l’illustration ci-après).
  • Privilégier le format papier plutôt qu’électronique afin de faciliter la prise en main de l’outil par les équipes de travail et son maintien à long terme.

Méthode

Un A3 atteindra son plein potentiel si vous travaillez en équipe avec les personnes impliquées et celles sur le terrain. La pensée scientifique se développe à partir de faits vérifiés. Il existe quatre principaux types de A3.

A3 Résolution de problèmes

Processus de résolution de problèmes basé sur les étapes du PFVA . Les étapes principales peuvent varier légèrement d’un ouvrage à l’autre, mais se résument essentiellement comme suit : énoncé du problème, description, objectif, plan d’action à court terme, analyse de la cause fondamentale, mesures correctives à long terme, plan de suivi et standardisation/ prévention.

A3 Proposition

Tourné vers le futur, ce type de A3 propose un plan afin d’améliorer une situation. Similaire au A3 stratégie, il est davantage indiqué pour un département qui souhaite par exemple améliorer un indicateur donné ou plus simplement gérer un projet. La situation actuelle est expliquée avec les raisons qui motivent son amélioration ainsi que les bénéfices estimés. Par la suite, les étapes d’implantation sont énumérées avec une mesure d’efficacité et de suivi pour assurer le maintien dans le temps.

A3 Suivi

Un rapport de suivi ou de statut met l’accent sur des projets à plus long terme que vous souhaitez suivre dans le temps. La fréquence de suivi varie et doit être définie au départ. Il est intéressant de montrer le planifié versus le réel afin de comprendre et d’apprendre à partir des écarts observés, toujours selon la même réflexion, soit le PFVA .

A3 Stratégie

Ce type de A3 est en lien avec le hoshin kanri de l’organisation. Utilisé afin de refléter les actions à entreprendre, il est revu annuellement. Similaire au A3 proposition, il est orienté plus large, car arrimé aux objectifs issus de la planification stratégique. Il est donc entrepris au niveau stratégique de l’organisation et ensuite cascadé aux niveaux opérationnels afin d’amener les activités au quotidien dans les différents départements.

1. Refléter la situation passée et actuelle dans la partie de gauche

Peu importe le type de A3 utilisé, la réflexion est toujours la même : la pensée A3. Assurez-vous de passer à travers les étapes indiquées dans votre A3, selon le format ou l’objectif visés. Essentiellement, vous êtes en mode planification.

2. Bâtir le futur avec la partie de droite

La réflexion se poursuit en élaborant le « faire, vérifier, agir » (do, check, act). Des plans d’action apparaîtront inévitablement ici. Pensez à les vérifier, c’est-à-dire à mesurer leur efficacité, l’atteinte de vos objectifs, le maintien dans le temps, la standardisation et la prévention.

Références

  • DENNIS, Pascal, Getting the Right Things Done, The Lean Enterprise Institute, 2006, ISBN 0-9763152-6-2.
  • SHOOK, John, Managing to Learn: Using the A3 Management Process, The Lean Enterprise Institute, 2008.

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