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Webzine | 28 mai 2021 | Véronique Archambault-Gendron

Bonnes pratiques pour l’animation d’ateliers d’amélioration continue à distance

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En cette période extraordinaire, le Mouvement québécois de la qualité vous permet plus que jamais de mettre à profit le savoir et l’expertise des organisations qui, tout comme la vôtre, sont membres chez nous. Depuis toujours, un des avantages d’adhérer au Mouvement est de « briser l’isolement », c’est d’autant plus vrai en ces temps difficiles!

Voici donc le compte rendu des réponses à une demande de coup de pouce concernant les bonnes pratiques pour poursuivre l’animation d’ateliers d’amélioration continue tels que les katas, les kaizens, les remue-méninges ou les résolutions de problème à distance.

Voilà une question très pertinente pour les semaines et les mois à venir pour les gens qui pratiquent notre métier! Tout d’abord, il faut comprendre qu’à la base, lorsque ces rencontres sont faites à distance, les conseils regroupés dans les dizaines d’articles qui ont vu le jour suite au début de la crise sur la façon d’animer une réunion virtuelle représentent la moitié du chemin. En effet, il faut s’assurer qu’on ne perd rien de la fraternité, l’esprit de collaboration et la spontanéité que procuraient les rencontres en personne. L’article du Harvard Business Review qui fut partagé lors des rencontres de réseau performance sur le sujet de la COVID-19 est une bonne référence simple pour débuter. Ceci étant dit, un atelier d’amélioration continue est souvent plus long qu’une rencontre typique de 30 ou 60 minutes entre collègues. Quelques règles particulières s’imposent donc.

Prenez des pauses plus fréquentes qu’en présentiel. Mine de rien, en salle, les gens se lèvent, bougent et interagissent plus, ce qui contribue à garder leur attention. En ligne, nous sommes souvent rivés à notre écran, peu importe à quelle étape de l’outil nous sommes rendus. Une pause de 5-10 minutes aux heures n’est donc probablement pas un luxe. Et le participant ne doit pas s’en servir pour rester à son ordinateur et regarder ses courriels! Il doit pouvoir quitter son poste de travail et s’aérer l’esprit.

Oubliez les « marathons » de trois ou même cinq jours consécutifs auxquels vous avez participé dans le passé. En présentiel, la possibilité de varier les stimuli rendait cette expérience possible, mais en ligne, il est très difficile de garder les participants engagés sur une période aussi étendue. Il n’est pas nécessaire d’étirer l’exercice sur plusieurs semaines pour autant : prendre un jour de pause entre chaque jour de l’atelier est suffisant et sera bénéfique pour tous. Le simple fait de devoir porter des écouteurs et d’être exposé pendant sept heures aux aléas sonores d’une réunion virtuelle (bruit ambiant, volume variable des participants, discours saccadé en raison d’une mauvaise connexion, etc.) épuise notre cerveau!

Pour la même raison, considérez faire équipe avec quelqu’un d’autre pour l’animation. Même si vous êtes expérimenté et que vous aviez l’habitude de faire cavalier seul, une rencontre en ligne présente des défis additionnels. Il arrive que l’on doive garder un œil sur deux moniteurs à la fois, des problèmes techniques ou de connexion peuvent survenir, il est impossible de voir le non verbal des participants qui n’ont pas de caméra et même un banal tour de table demande plus d’encadrement! Cet « assistant » n’a pas besoin d’avoir vos compétences techniques : donnez-lui un rôle de soutien comme celui de prendre des notes pour pouvoir vous consacrer entièrement au bon déroulement de l’atelier.

Est-ce possible de faire un brise-glace virtuel? Bien entendu, en voici un exemple. Demandez à chaque participant de montrer et d’expliquer au reste du groupe (via la fonctionnalité de partage d’écran) la photo qu’il a comme arrière-plan d’ordinateur (« voici mes enfants » ou « voici la dernière destination que j’ai visitée dans le temps qu’on avait le droit de quitter la maison »), ça donne un côté humain à la chose. Et tant qu’à y être, demandez-leur aussi de vous parler d’un fichier/raccourci qu’ils ont sur le bureau, ça donne des fous rires étonnants parfois (« voici un fichier d’exemple auquel je me réfère souvent puisque je me rappelle jamais comment utiliser la fonction SI dans Excel… »).

À noter que si vous avez une population mixte de participants (certains sont au bureau et d’autres sont à la maison), vous pourriez quand même considérer tenir la rencontre en ligne pour être équitable envers tout le monde et éviter le piège classique d’utiliser des outils ou des façons de faire qui briment la participation des gens à distance.

C’est évidemment le tableau blanc et les post-its qui nous manquent le plus cruellement. Il existe beaucoup d’applications payantes pour remplacer ces deux incontournables. Mural et Stormboard sont parmi les plus populaires. Le modèle de ces applications est de charger x $/utilisateur/mois, ce qui donne une facture salée si on les généralise dans l’organisation ou qui devient un casse-tête à gérer dans un contexte où les équipes sont éphémères le temps d’un projet spécifique. Ceci dit, certaines solutions ont des versions gratuites qui peuvent être adéquates pour certains contextes. Stormboard permet la création de cinq tableaux accédés par cinq utilisateurs. Miro permet la création de trois tableaux aux participants illimités. Si vous optez pour ces solutions économiques, vous devrez régulièrement exporter vos tableaux en PDF.

Il faut se rappeler que, même en salle, il venait un temps de convergence où il fallait prendre ce qui avait été consigné sur des feuilles de flipcharts ou des tableaux blancs et le pérenniser dans une solution électronique quelconque. Même si la traditionnelle « photo prise par le téléphone » pouvait agir de dépanneur, ce n’était pas la meilleure façon d’assurer le maintien à long terme de ce qui fut produit par l’équipe.

Ces applications connaissent leur public cible et offre à peu près tous les gabarits dont vous pourriez avoir besoin : cartographie d’un processus, remue-méninges écrit (brainwriting), mind mapping, etc. Si vous êtes plusieurs praticiens dans votre organisation, distribuer la tâche de vigie d’une de ces applications à chacun d’entre vous. Une fois votre choix arrêté, tâchez de n’utiliser qu’une seule solution afin d’éviter aux participants d’avoir à se créer un compte sur 4-5 sites distincts.

Évidemment, si votre organisation disposait déjà de logiciels pour accomplir certaines tâches, la bonne vieille fonctionnalité de partage d’écran pourra convenir pour ces circonstances. Par exemple, si vous avez déjà accès à Visio et que vous devez faire une cartographie, démarrez le logiciel et partagez votre écran aux participants pendant que vous donnez vie à leur savoir à mesure qu’ils vous décrivent le processus. Un diagramme d’Ishikawa peut se faire dans PowerPoint tel que démontré par un de nos conseillers qualité dans cette vidéo. Autrement dit, ayez toujours une solution libre, flexible et universelle pour la créativité spontanée, mais si vous savez qu’à un certain moment, les participants devront faire l’activité X et qu’un logiciel spécifique comble parfaitement ce besoin, passez en mode partage d’écran.

Enfin, plutôt que d’essayer de filmer un tableau blanc au bureau ou à la maison, ce qui nécessite parfois une caméra spécialisée et qui donne des résultats variables, exercez-vous avec une simple feuille de papier filmée par une caméra placée à la verticale! Le tout est beaucoup plus clair et relaxant! Voilà un très bon exemple de Mathieu Boisvert, un formateur qui collabore avec nous.

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