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Webzine | 28 mai 2021

Bonnes pratiques pour poursuivre la tenue de caucus et autres réunions opérationnelles quotidiennes

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En cette période extraordinaire, le Mouvement québécois de la qualité vous permet plus que jamais de mettre à profit le savoir et l’expertise des organisations qui, tout comme la vôtre, sont membres chez nous. Depuis toujours, un des avantages d’adhérer au Mouvement est de « briser l’isolement », c’est d’autant plus vrai en ces temps difficiles! Voici donc le compte rendu des réponses à une demande de coup de pouce concernant les bonnes pratiques pour poursuivre la tenue de caucus et autres réunions opérationnelles quotidiennes ou hebdomadaires soutenues par un tableau de bord.

Même si la plupart de vos employés seront de retour à leur lieu de travail, la première question à vous poser est si vous voulez tenir ces rencontres en présentiel et ce, considérant que la distanciation de deux mètres sera toujours à respecter. Déjà, il est possible que la réponse soit non parce que vous n’avez pas assez d’espace ou parce que le bruit ambiant ne permettra pas aux participants de s’entendre parler. En effet, ces rencontres ont habituellement un caractère presque intime, à la manière du caucus d’une équipe sportive (d’où le nom), où tout le monde se serre les coudes avant de lancer la journée ou la semaine. De voir les visages de ses collègues réunis dans un écran peut contribuer à cette solidarité plus que de les voir éparpillés dans une grande salle.

D’ailleurs, pour les mois à venir et possiblement même de manière permanente, il est fort probable qu’au moins une poignée de participants (pas nécessairement les mêmes) seront à distance alors il faut les considérer d’une manière ou d’une autre dans l’équation. Si votre solution anticipée est qu’un des participants présents physiquement tienne un ordinateur portable dans ses mains et tente tant bien que mal de leur faire suivre le fil de la rencontre avec une caméra et un micro de basse qualité, ces participants vont vite décrocher et votre organisation en sera perdante.

De plus, il faut considérer toute la question de la désinfection du matériel utilisé (tableau, crayons, etc.) et du lavage de mains des participants. Pour amoindrir cette tâche, peut-être voulez-vous faire une entorse au principe où chaque participant est appelé à se rendre au tableau et à mettre à jour les indicateurs qui le concernent (cela contribue habituellement à l’adhésion des employés). L’animateur peut se charger de tout ça pour faciliter la logistique de la rencontre.

Ces caucus sont-ils viables sous la forme d’une rencontre en ligne? Par la force des choses, ils le sont devenus! D’ailleurs, bien avant la pandémie, beaucoup d‘organisations n’avaient d’autre choix que d’utiliser ce mode opératoire puisque les intervenants étaient éparpillés sur plusieurs sites. La charge de travail requise pour faire la transition dépend essentiellement de l’équivalent informatique de ce que votre tableau physique contient.

Prenons un cas extrême où la majorité des indicateurs étaient subjectifs ou mis à jour via de l’information contenue sur des feuilles. Il faudra au minimum trouver une façon de relayer ces données aux participants via un support informatique quelconque. Ne soyez pas gênés d’utiliser un logiciel de base comme Excel au début. Il peut s’agir d’un premier pas logique en attendant que vous preniez le temps de réfléchir à quelque chose de plus raffiné. Rappelez-vous qu’on ne juge pas un indicateur sur son apparence esthétique, mais bien sur les actions qu’il entraîne lorsqu’il devient rouge! À cet effet, une cellule dans Excel qui déclenche l’activation de leviers par les participants au caucus a plus de valeur qu’un indicateur léché dans une plate-forme professionnelle qui, lorsqu’il est rouge, laisse les gens perplexes en se croisant les doigts qu’il redevienne vert tout seul le lendemain.

Ceci dit, il existe de plus en plus de cas où le phénomène était inversé, c’est-à-dire que les gens devaient recopier manuellement ou imprimer ce qui se trouvait déjà dans un système informatique quelconque. Dans une telle situation, il faut faire attention de ne pas tomber dans le piège de partager ces données brutes telles quelles. Rappelez-vous de l’importance de distiller l’information afin de la ramener à sa plus simple expression : est-ce que ça va bien, oui ou non? N’amenez pas vos participants dans les dédales d’un fichier Excel débordant d’informations qui ne sont pas pertinentes pour eux.

La rétroaction des organisations ayant déjà, par la force des choses, tenu de tels caucus en ligne est positif : les participants ont tendance à être plus concis et plus engagés lors d’une rencontre à distance. Au risque de se répéter, rien n’arrête les bonnes pratiques!

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