Certification des systèmes de gestion en temps de COVID-19

À l’heure où la COVID-19 bouleverse nos habitudes, plusieurs adaptations sont à prévoir en ce qui concerne la certification des systèmes de gestion (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, AS9100, etc.).

Cette période de turbulence amène les organisations à revoir leur environnement de travail afin de respecter les consignes de distanciation ainsi que leurs opérations : certaines organisations ont diminué leur production alors que d’autres ont fermé temporairement leurs portes.

Comment situation actuelle affecte-t-elle la certification des systèmes de gestion de ces organisations?

Les audits de certification sont tenus aux 3 ans, avec un audit de surveillance à chaque année. Les organismes accréditeurs (ceux qui accréditent les registraires) ont émis les consignes et recommandations qui permettent aux registraires (ceux qui certifient les systèmes de gestion des organisations) de réaliser les audits nécessaires à la poursuite et aux maintiens des certifications.

Entre autres, les organismes accréditeurs ANAB (ANSI National Accreditation Board) et le CCN (Conseil Canadien des Normes) s’appuient principalement sur deux documents :

IAF MD 4:2018 (Issue 2)
Document décrivant les obligations relatives à l’utilisation des Technologies de l’information et de communication à des fins d’audit et d’évaluation (IAF Mandatory Document For The Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes).

IAF ID 3: 2011 (Issue 1)
Document informatif relatif à la Gestion des circonstances ou des événements extraordinaires (IAF Informative Document For Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations).

Les registraires élaborent les conditions dans lesquelles les audits à distance peuvent être réalisés en se basant sur l’analyse des risques relatifs à la certification.

Ainsi, certaines organisations pour lesquelles il ne sera pas possible de tenir les audits sur place tel que planifié peuvent bénéficier des audits à distance en autant que les conditions établies soient respectées.

Ces conditions sont élaborées par les registraires sur des critères définis tels que le maintien de l’intégrité de l’audit, les risques liés à l’objectivité et la validité des informations recueillies, la confidentialité des informations, la faisabilité en regard des technologies utilisées, autant les équipements que les logiciels (téléphones intelligents, ordinateurs, drones, caméras vidéo, intelligence artificielle, etc.).

Les résultats de cette analyse seront basés sur les particularités propres à votre organisation telles que le type d’audit planifié (réenregistrement ou de surveillance), la nature des activités ainsi que la norme à laquelle votre organisation est certifiée. Les résultats possibles permettront de définir la suite des choses :

• Un audit complet à distance. Cela est possible dans les cas où la nature des activités d’une organisation est majoritairement d’ordre administrative;
• Un audit « hybride ». i.e. une première partie d’un audit réalisée à distance et la seconde partie de l’audit se tenant sur place à une date ultérieure. Cela est compréhensible compte tenu qu’une organisation met en œuvre certains processus qui sont plutôt d’ordre administratif alors que les autres processus relèvent de la fabrication où il n’est parfois pas possible d’observer l’environnement.
• L’impossibilité de tenir l’audit à distance tel que planifié.

Il faut également noter que la durée des audits à distance doit être la même que celle originalement planifiée sur le site.

Quoi faire maintenant?

Il est à prévoir que tous les audits qui seront reportés (même de quelques mois) mettront une pression énorme sur les registraires et les auditeurs. Si l’audit de votre système de gestion est planifié dans les prochaines semaines, communiquez avec votre registraire afin que ce dernier puisse recommander la marche à suivre dans votre cas particulier puisque chaque organisation doit faire l’objet de l’analyse de ses particularités.

Cet article a été rédigé par :

André St-Hilaire, ing.
Président
Groupe conseil André St-Hilaire inc.
Expert Prix performance Québec

Références :

• IAF MD 4:2018 (Issue 2) IAF Mandatory Document For The Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes.
• IAF ID 3: 2011 (Issue 1) IAF Informative Document For Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations.