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Fiche outil | Monique Foisy

Communauté de pratique

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Partager et apprendre dans un cadre élargi

Une communauté de pratique (CoP) permet aux participants de partager et d’apprendre les uns des autres. Ceux-ci sont tous liés par un intérêt commun dans un champ de savoir particulier et ont exprimé le désir de partager leurs problèmes, leurs expériences, leurs meilleures pratiques et même d’en construire de nouvelles !

Il ne faut pas confondre une communauté de pratique avec une équipe de travail. Les CoP sont créées pour faciliter les échanges et certains types d’apprentissage, pas pour s’intégrer dans la hiérarchie de l’organisation. En outre, elles sont souvent de composition matricielle (plusieurs personnes provenant de secteurs différents, mais ayant des intérêts communs à partager).

Une CoP peut se former à l’intérieur d’une organisation, mais aussi regrouper des participants de plusieurs organisations, comme nous allons le voir dans l’exemple.

Une CoP typique connaît cinq phases de développement :

  • Phase informelle : On observe la création d’un réseau informel autour d’un thème partagé. C’est l’état embryonnaire de la communauté.
  • Phase de lancement formel : La communauté est lancée officiellement, grandit en termes d’effectifs et aussi en ce qui a trait à la profondeur du contenu partagé.
  • Phase de clarification : À travers différents cycles d’activités, on clarifie les rôles, l’objectif et les frontières de la communauté.
  • Phase de fonctionnement : C’est le cœur de la pratique. La communauté existe et elle fonctionne efficacement, mais il faut toujours maintenir le rythme afin de maintenir l’intérêt des membres.
  • Phase de remise en question : Lorsque les sujets à discuter ou l’intérêt des membres diminuent, que l’absentéisme surgit ou tout autre symptôme de remise en question, il est temps de revoir la pertinence de la communauté. Elle peut alors mourir, se transformer ou se scinder en d’autres sous-communautés.

Résultats

  • Gains de productivité en mettant à profit des ressources délocalisées ou décentralisées.
  • Apprentissages individuels et organisationnels appréciables dans un contexte où la gestion du savoir est critique (multiples départs à la retraite, rareté de la main-d’œuvre).
  • Innovations par le choc des idées des participants.

Conditions de succès

  • Orienter la CoP sur des thèmes porteurs pour l’organisation.
  • Allouer du temps aux participants et souligner l’importance d’une participation volontaire.
  • Soutenir la communauté en lui fournissant les ressources techniques et les rôles essentiels à son bon fonctionnement (parrain, animateur, etc.).
  • Susciter la motivation des participants par l’intérêt des thèmes, mais aussi en faisant appel à leur esprit d’entraide.
  • Laisser la communauté prendre sa place en tant que structure légitime au sein de l’organisation.

Méthode

Choisir le thème

Il va de soi que l’engagement variera grandement selon le thème choisi. Il faut donc un thème assez large pour interpeller une masse d’individus, mais suffisamment précis pour arriver à des résultats concrets. Ce thème doit permettre d’aborder des problèmes réels. La clé est de commencer avec un problème de gestion important.

Créer la communauté de pratique

Idéalement, le recrutement se fait sur une base volontaire. Quant au nombre de participants, il n’y a pas de taille prescrite, sans oublier de s’interroger sur la composition idéale de la communauté en lien avec le problème identifié à l’étape 1.

Définir les rôles de chacun

Deux rôles doivent attribués dans toute CoP : l’animateur (il ou elle dirige les réunions) et le parrain (il ou elle est l’ambassadeur de la CoP auprès de l’organisation). Il existe aussi toute une série de rôles additionnels pouvant être attribués tels que : expert de contenu, administrateur, membre fondateur, etc. Pour demeurer simple au départ, décidez qui sera l’animateur des rencontres avec ses responsabilités et qui sera le parrain officiel pour appuyer la CoP (ce dernier est habituellement un membre de la haute direction, partie prenante dans le choix du thème de l’étape 1).

Recruter les membres

Il s’agit ici de recruter les bonnes personnes pour faire partie de la communauté. Elles doivent avoir suffisamment d’intérêts communs par rapport au problème à débattre, mais aussi présenter un éventail d’expériences assez diversifiées, de manière à faciliter le choc des idées. Il y aura lieu également de vérifier si des ressources techniques seront nécessaires au bon déroulement des discussions (ex. vidéoconférence accessible à tous si la CoP ne se rencontre pas en personne).

Démarrer

La mission précise de la communauté devra être revue et entérinée par tous lors du démarrage, ou avant. Il est usuel d’organiser un lancement officiel, où le parrain et d’autres membres de la direction prendront la parole afin de démontrer l’importance accordée à ce projet. Le démarrage proprement dit pourra ensuite avoir lieu. Ce sera l’occasion pour les membres de fixer de façon plus précise les règles du jeu (moment et fréquence des rencontres, durée, comptes rendus, etc.).

Exemple

Choisir le thème

Au Mouvement québécois de la qualité (MQQ), les Réseaux performance font office de communautés de pratique autour des thèmes de la qualité et de l’amélioration continue. Ces réseaux sont permanents et se distinguent par les liens étroits développés entre les membres, ce qui procure une valeur ajoutée.

Créer la communauté de pratique

Au moment d’écrire ces lignes, il existe 24 réseaux performance répartis à travers le Québec. Ils sont créés en fonction de leur zone géographique (Montérégie, Estrie, Montréal, Québec, etc.), de leur secteur d’activité (mines, agroalimentaire, municipalités, etc.) ou du type d’organisation (manufacturière, de services, publique).

Définir les rôles de chacun

Chaque réseau possède son animateur et est lancé en compagnie de la directrice générale du MQQ afin de renforcer l’importance de l’adhésion et de la participation des membres à un réseau. Les membres proviennent de différentes organisations présentes dans la communauté.

Recruter les membres

Une coordonnatrice des réseaux formalise la logistique de l’ensemble des activités et s’occupe de recruter de nouveaux membres, d’envoyer les documents de la rencontre, de régler la logistique des réunions, etc. Si des ressources externes sont requises pour une activité particulière au sein d’un réseau, c’est aussi la coordonna­trice qui gère le budget de ces activités.

Démarrer

Un code d’éthique est signé par tous les membres, qui s’engagent à :

  • être membres du MQQ;
  • échanger et partager leurs expériences et résultats;
  • mettre en pratique les concepts et outils dans leur organisation;
  • respecter la confidentialité des échanges et le code de conduite;
  • être présents à au moins 80 % des rencontres tenues dans l’année.

Les nouveaux membres doivent être acceptés à l’unanimité des membres existants. Le rôle des membres est de fixer les dates, lieux et heures de leurs rencontres ainsi que les thèmes à discuter. Un calendrier annuel est ainsi créé pour encadrer l’ensemble des activités de l’année.

Références

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