Retour aux ressources
Webzine | 28 mai 2021

Communication de l’état de la main-d’œuvre en continu

Contenu réservé aux membres

Alors que la majorité des organisations québécoises se préparent à un retour au travail progressif, un de nos membres a fait une demande de coup de pouce sur les meilleures pratiques pour réduire les craintes des employés qui pourraient être anxieux à l’idée de fréquenter un environnement qui est naturellement plus à risque que leur domicile. À quel point faut-il être transparent sur l’état de santé de notre main-d’œuvre? Comment trouver un équilibre entre donner l’heure juste et dissiper les angoisses? Les réponses de nos membres suivent!

Tout d’abord, si ce n’est pas déjà fait, il est très important que tous les employeurs prennent connaissance de l’impressionnant guide fourni par l’Ordre des CRHA. De manière générale, il est permis de donner des chiffres globaux sans divulguer des noms. L’exception à cela étant la découverte d’un cas confirmé, qui entraîne nécessairement une enquête visant à déterminer avec qui l’employé en question a été en contact. En effet, exceptionnellement dans ce cas-ci, la santé, la sécurité et le bien-être ont préséance sur la protection de la vie privée. Voici les questions spécifiques de ce guide qui sont pertinentes pour cet article :

  • quelles questions puis-je poser à mes employés afin de déterminer si des risques de contagion sont présents?
  • quels sont les aspects légaux à considérer dans le cadre de la propagation du nouveau coronavirus?
  • que doit-on faire lorsqu’un employé est déclaré positif à la covid-19?
  • un employeur pourra-t-il divulguer le nom des employés testés positivement au coronavirus par mesure de prévention?
  • quelles sont mes responsabilités envers mon employeur?

Évidemment, comme dans toute chose, la publication de chiffres peut avoir un effet rassurant (si le nombre de cas est à zéro) ou inquiétant (si le nombre de cas augmente). Par contre, de manière générale, comme dans bien d’autres aspects du travail, la communication et la transparence sont préférables à laisser les employés dans le noir. De toute façon, beaucoup de collègues de travail sont aussi des amis au niveau personnel alors certaines informations vont circuler, que vous le vouliez ou non. Même si la réalité n’est pas parfaite, les gens dans l’ignorance ont souvent tendance à s’imaginer des scénarios fatalistes qui dépassent la réalité. Rappelons-nous cette citation de Montaigne : « Ma vie a été pleine de terribles malheurs dont la plupart ne se sont jamais produits. »

Votre organisation doit d’abord décider du niveau de détails et de la caractérisation des cas de figure.

Voici une ébauche que vous pourrez adapter à votre réalité au besoin :

  • Employés actifs
    • Travaillant sur place
    • En télétravail
    • En alternance sur place/télétravail (certains employés tels que des superviseurs de production ont élaboré un horaire qui assure une présence minimale sur les lieux)
    • Horaire réduit
  • Employés inactifs
    • Positifs COVID-19
    • En attente du résultat d’un test pour la COVID-19
    • Ayant été en contact avec quelqu’un ayant la COVID-19
    • Mis à pied temporairement (certaines organisations font une distinction additionnelle pour désigner des employés étant « sur appel » ou « en disponibilité »)
    • Pour toutes autres raisons (congé de maternité, congé parental, année sabbatique, absence due à une maladie autre que la COVID-19, etc.)

Offrez un historique quelconque, possiblement sous forme de graphique, qui permettra d’apprécier l’évolution de la situation de jour en jour ou de semaine en semaine. Ce portrait global donnera aussi une idée du pourcentage de la main-d’œuvre active, qui devrait augmenter à mesure que l’économie est relancée. Le recensement des données peut se faire via de nouveaux codes ajoutés dans le système de paie des employés. Que les employés aient accès ou non à ces codes, leur gestionnaire peut apporter les modifications nécessaires à leur feuille de temps et les données peuvent ensuite être comptabilisées à haut niveau sans avoir accès nécessairement au détail de chaque situation. L’harmonisation avec le système de paie permet aussi de bien réconcilier tous ces cas avec la posture que doit adopter l’employeur vis-à-vis chaque employé en fonction de son statut.

À noter que ces employés pourraient quand même être en mesure de faire du télétravail en fonction de la gravité de leurs symptômes

À noter qu’il est important que ces indicateurs soient dynamiques et adaptés à la situation en cours. Par exemple, au début de la crise, il était important de connaître les gens qui revenaient de l’extérieur du pays, mais maintenant que les déplacements sont très limités et que la contagion communautaire est devenue le principal vecteur de transmission de la maladie, cette donnée perd de sa pertinence. Faisons un parallèle avec le gouvernement du Québec, qui, au début de la crise, ne communiquait que le nombre de cas diagnostiqués et le nombre de décès liés à la maladie. Puis, avec le temps, à mesure que la situation a évolué, le tout a été ventilé par région pour identifier les « points chauds » et d’autres données d’intérêt telles que le nombre d’hospitalisations et de patients aux soins intensifs se sont ajoutées pour illustrer le « poids » de la crise sur le système de santé.

Il est facile de tomber dans une routine statique de « bon, mettons à jour le graphique » : soyez agiles, allumés, débarrassez-vous de ce qui est désuet et ajoutez de nouvelles données pertinentes! Comme spécialiste en amélioration continue, vous avez peut-être déjà assisté de nombreux départements de votre organisation à mettre sur pied des indicateurs : mettez à nouveau votre expertise à contribution en amenant les gens à réfléchir sur les questions suivantes :

  • Qui est l’audience?
  • Manque-t-il quelque chose? Y a-t-il quelque chose de superflu?
  • Avons-nous des cibles ou des seuils, passés lesquels des mesures devront être prises?
  • À quelle fréquence rafraîchissons-nous les données?
  • Qui est le propriétaire de chaque indicateur?
  • Quel est le meilleur moyen de communiquer cette information de manière efficace?

Rien n’arrête les bonnes pratiques, pas même la COVID-19!

Nous sommes en ligne pour vous aider!

Notre mission est de sans cesse accompagner les organisations dans l’implantation des meilleures pratiques. En temps de crise, c’est encore plus vrai que jamais.

Vous avez une question concernant la gestion de la crise, une pratique, un outil, et vous souhaitez avoir l’avis d’autres experts?

Deux choix s’offrent à vous :

  1. Nous pouvons l’acheminer à la communauté et vous recevrez un coup de pouce en 24 à 36 heures maximum. Merci à tous ceux qui participent au savoir collectif en répondant aux questions posées par les autres membres.

DEMANDEZ UN COUP DE POUCE

  1. Vous avez aussi l’option de poser vos questions à nos conseillers qualité afin de vous guider dans l’implantation de solutions pour aider votre entreprise à affronter la crise de la COVID-19.

DEMANDEZ UN ACCOMPAGNEMENT PERSONNALISÉ

Rappelons-nous simplement de faire preuve de vigilance et de suivre les directives du gouvernement. Demeurons solidaires pour traverser ensemble la crise.

Propageons l’info, pas le virus!

Cette ressource est réservée
aux membres seulement

Pour lire la suite, choisissez l’une des deux options suivantes :

Ressources similaires