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Webzine | 9 décembre 2021

Coup de pouce – Synergie entre les services de qualité, SST et environnement

Contenu réservé aux membres

Offert à tous les membres du Mouvement, le service Coup de pouce est en popularité croissante! On comprend facilement pourquoi : quoi de plus enrichissant que de bénéficier de l’expertise de plusieurs centaines d’organisations qui, comme la vôtre, ont à cœur l’amélioration continue et la qualité.

Afin de rendre le crédit aux gens qui ont pris le temps de conseiller les demandeurs, nous citons les sources. Ces informations ainsi que celles concernant le demandeur étaient exactes au moment de la publication du Coup de pouce. Il est donc possible que certaines personnes aient changé de poste ou d’organisation depuis. Sachez que, quand vous répondez à une demande Coup de pouce, vous pouvez réclamer l’anonymat. Il suffit de spécifier que vous souhaitez que votre contribution reste privée et qu’elle ne soit pas acheminée à un public plus élargi.

Le but de cet exercice est de faire rayonner encore plus toute la sagesse qui émerge de notre grande communauté de membres!

En octobre 2021, un demandeur qui a préféré garder l’anonymat a soumis les questions suivantes :

« Historiquement, dans notre organisation, les trois systèmes de gestion que sont la santé et la sécurité (SST), l’environnement et la qualité ont eu des origines diverses et des évolutions parallèles, pour ne pas dire cloisonnées. Dans une optique d’optimisation, nous cherchons à déterminer les synergies possibles entre les services de SST, de la qualité et de l’environnement. Les analyses et expériences des dernières années nous montrent les avantages d’une gestion intégrée.

  • J’aimerais savoir si, dans votre entreprise, vous avez déjà vu une convergence ou synergie possible. Si oui, comment l’avez-vous mise en application ? Si non, pourquoi n’avez-vous pas opté pour cette approche?
  • J’aimerais savoir quelles sont les meilleures pratiques et quels sont les pièges à éviter.
  • À la suite de la mise en place de cette convergence ou synergie, quels ont été les avantages observés? »

Le mot du Mouvement

Marco Poutré y est allé de quelques réflexions.

Difficile de retracer dans le temps la première fois où ces trois chapeaux ont été combinés. Évidemment, plus l’entreprise est petite, plus les disciplines sont susceptibles d’être regroupées sous un même parapluie. Quand je travaillais à IBM, il s’agissait de trois secteurs complètement distincts. Même en remontant dans la hiérarchie, on ne trouvait rien de commun avant d’arriver à la haute direction ou même, par moments, au directeur d’usine.

Je vois une plus grande synergie (sur le terrain et dans mon esprit) entre la qualité et la SST. D’abord, les problèmes de qualité et les incidents SST ont en commun qu’une organisation gagne à bien en comprendre les causes fondamentales et à mettre en place des solutions solides pour ne pas qu’ils se reproduisent. Ensuite, je trouve que la « courbe de maturité » des organisations dans les deux domaines est semblable. On commence justement par éteindre les feux et, une fois que c’est fait, on chemine de plus en plus vers une culture de prévention et un environnement où les employés se prennent en charge et vont au-devant des problèmes.

Évidemment, les employés « techniques » ont des compétences complètement différentes. En fonction du domaine d’affaires, on peut passer d’un extrême à l’autre (par exemple, un ergonome en SST comparativement à un ingénieur électrique en qualité). Néanmoins, je trouve que la mentalité et l’approche se ressemblent effectivement beaucoup. En d’autres mots, un gestionnaire qui a une « bonne tête qualité » fera un excellent gestionnaire SST. J’ajouterais qu’à quelques reprises, j’ai vu, particulièrement dans les organisations qui font leurs premiers pas, une équipe SST composée d’employés volontaires provenant d’un peu partout et liés assez informellement à un gestionnaire à qui on a donné le chapeau.

Personnellement, le lien avec l’environnement me semble plus faible. Cela peut dépendre de l’organisation, mais en s’y efforçant, on peut trouver des similitudes. Par exemple, toujours chez IBM, l’environnement était beaucoup axé sur les cibles (les indicateurs) et les objectifs SMART. Par exemple, « nous voulons diminuer la quantité de déchets de x tonnes » ou encore « nous voulons atteindre tel % d’économie d’énergie ». On réussit souvent par l’innovation et par des projets d’amélioration à atteindre ces cibles.

Ici encore, la personne qui baigne dans l’amélioration continue depuis longtemps sera tout à fait en mesure de gérer ces dossiers. On passera d’un remue-méninges à un entonnoir d’idées qui peuvent très bien être analysées avec des outils classiques comme les cinq pourquoi et gérées avec un DMAIC.

Le fait qu’ISO ait créé la norme 14001 y est pour quelque chose. Si je suis le directeur d’une usine certifiée ISO 9001 et que j’aspire à décrocher la certification ISO 14001, je vais naturellement me tourner vers la personne qui a géré tout le processus de certification pour ISO 9001. Je saurai que cette personne ne sera pas dépaysée lorsqu’il s’agira d’entreprendre la certification ISO 14001. Il s’agit probablement d’une raison de plus qui explique pourquoi le chapeau tombe sur la même tête.

Les coups de pouce des membres

Denis Leboeuf, de General Dynamics Canada, utilise un seul système de gestion pour les trois disciplines. Il note que cet amalgame semble plus naturel depuis que la santé et sécurité est couverte par la norme ISO 45001 en remplacement de OHSAS 18001. En effet, la majorité des éléments du trio 9001, 14001 et 45001 traitent des mêmes exigences.

Keven Lavoie, de Nature Alu, a mis en place, dans la dernière année, un système de gestion intégré pour obtenir les certifications ISO 9001 et ISO 14001. Son entreprise a elle aussi la norme ISO 45001 dans la mire. Le système est donc déjà prêt pour l’intégration du volet santé et sécurité. Les auditeurs qui ont participé aux deux premières certifications ont relevé les outils de suivi comme un point fort. En centralisant le suivi des actions, Nature Alu échappe moins de balles et peut planifier plus facilement les activités en lien avec les différentes disciplines.

Michel Saad, d’Orica Canada, avait un système intégré pour gérer ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001 dans un précédent emploi. Lors de la mise en place de ce système, l’organisation a pris soin d’aligner les éléments similaires des normes tels que la gestion des non-conformités et des incidents, les actions correctives, les audits, les revues de gestion, etc.

Michel met toutefois en garde contre le piège de la standardisation à tout prix. Par exemple, essayer de recourir au même outil pour évaluer les risques de qualité, de SST et d’environnement donnera en fin de compte un outil qui ne répondra pas adéquatement à aucune des trois disciplines.

Le plus gros avantage d’une telle centralisation est la diminution des audits externes. L’ancien employeur de Michel est passé de 20 audits par année à sept pour obtenir un certificat multi-usine. Enfin, Michel termine en disant qu’une telle intégration requiert trois ingrédients : une volonté, une vision et une entente, et ce, au niveau de gestion approprié.

Bertrand Plourde, de Motion Composites, offre une perspective différente. L’assurance qualité, le contrôle qualité et la conformité réglementaire sont sous une même gouvernance. Pour sa part, la SST est sous la responsabilité du service des ressources humaines. Quant à l’environnement, rien n’a été formalisé pour l’instant. Cet élément doit être pris en compte par chacune des unités dans l’ensemble des projets de l’organisation.

Michael Gauthier, de Cascades, voit le fait de fusionner les trois disciplines comme un choix d’entreprise, et non nécessairement comme une meilleure pratique. Cela dit, Cascades a fait ce choix en raison des avantages suivants :

  • dans un formulaire de projet, les trois disciplines sont présentes et peuvent être évaluées par les mêmes personnes ;
  • lors de l’accueil d’un nouvel employé, les trois disciplines sont abordées par le même formateur ;
  • la documentation des trois disciplines utilise le même formulaire à partir du même système.

Tout cela aide à briser les silos. De plus, comme l’a mentionné Marco, une personne rigoureuse qui fait un bon travail dans l’une des disciplines aura de la facilité à en gérer une autre. Cela dit, tout comme Michel, Michael mentionne que la ligne est parfois mince entre la standardisation et la nécessité de tenir compte des particularités des trois disciplines. Il faut demeurer flexible et ne pas hésiter à personnaliser certains aspects au besoin.

Simon-Pierre Lessard, de YourBarFactory, a vécu la convergence des disciplines dans un emploi passé. Généralement, le système qualité est le plus mature au moment du questionnement. C’est souvent ce système qui va « absorber » les deux autres. La gestion documentaire est la plus facile à intégrer, suivie de près par les revues de gestion. Les trois disciplines pourront alors être traitées dans une même rencontre. Certains éléments liés aux analyses de risques peuvent être traités dans un format similaire. Les actions préventives et correctives peuvent pour leur part être gérées au même endroit.

Évidemment, la réalité d’une organisation qui part de zéro ou presque diffère grandement de celle d’une organisation qui dispose déjà d’un système distinct pour gérer chaque discipline. Dans le deuxième cas, un effort de transition important devrait être réalisé. Les gains anticipés devraient alors justifier les heures de migration. La centralisation pourrait aussi, dans ce cas, être graduelle. On pourrait même laisser certains aspects (la gestion des risques, par exemple) dans leur système original.

Aux avantages déjà énoncés précédemment, Simon-Pierre ajoute l’impression de professionnalisme et de rigueur qui se dégage aux yeux des clients lorsque ces derniers sont mis au fait de la façon dont les trois disciplines sont gérées.

À votre tour!

Serez-vous la prochaine personne à solliciter un Coup de pouce, un service exclusif aux membres? Pourquoi pas! Transmettez votre demande à alice.chauvelot@qualite.qc.ca et soyez témoin de la grande générosité des experts qui forment la grande famille du Mouvement!

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