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Évaluation et suivi des fournisseurs

Fiche outil / Processus

Connaître la performance des fournisseurs

La qualité des produits et des services est intimement liée à celle des fournisseurs. Difficile par conséquent de réussir le virage qualité si on ne connaît pas la performance de ces derniers. La qualité n'arrive pas seule et ne s'achète malheureusement pas. Il faut la bâtir et l'entretenir constamment.

Voici donc un outil qualité proposant une approche détaillée et structurée pour évaluer les fournisseurs. Cette méthode permet de constater directement le rendement quotidien des fournisseurs, au moyen d'une évaluation en profondeur des éléments techniques (procédés de fabrication, gestion des stocks, planification de la production, etc.) et des éléments d'affaires (gestion financière, ressources humaines, service après-vente, etc.).

Cette approche est particulièrement intéressante pour les services d'approvisionnement et d'assurance qualité, d'autant plus qu'elle constitue la base des programmes de certification et de partenariat avec les fournisseurs.

  • Meilleure performance (approvisionnement et assurance qualité).
  • Historique des relations avec les fournisseurs.
  • Performance plus visible des fournisseurs.
  • Moins de temps consacré aux audits qualité.
  • Meilleure coordination des groupes en relation avec les fournisseurs.
  • Intervention rapide en cas de non-conformité ou de délais imprévus.
  • Travailler avec une équipe multidisciplinaire (achats, qualité, production, etc.).
  • Élaborer une stratégie d'entreprise bien définie.
  • S'assurer l'engagement de la direction et des employés.
  • Faire en sorte que le processus, les questionnaires et les rapports soient adaptés à la réalité de l'entreprise.
  • Favoriser le partage des informations entre les services concernés.

Trois indicateurs importants :

  • Les performances quotidiennes.
  • Les demandes d'actions correctives faites aux fournisseurs.
  • L'évaluation périodique des fournisseurs d'un point de vue d'affaires et technique.

1. Tracer le portrait actuel

  • Nombre de fournisseurs.
  • Catégories de fournisseurs (manufacturier, distributeur, entreprise de service, etc.).
  • Volume et montant des achats annuels de biens et de services.
  • Risque global (criticité) associé aux achats (fluctuation des coûts, disponibilité, impact sur la sécurité, etc.).

2. Définir une stratégie d'entreprise

Les performances quotidiennes

  • Choisir des indicateurs de performance qui cadrent avec les objectifs (critères de qualité, suivi des délais, etc.).
  • Pour chacun des indicateurs, déterminer les limites acceptables en fonction des catégories de fournisseurs.
  • Définir un format standard pour les rapports.
  • Élaborer un tableau de bord.

Les demandes d'actions correctives

  • Définir un formulaire standard.
  • Fixer un délai de réponse standard à respecter par le fournisseur.
  • Définir un format standard pour le rapport de suivi des actions correctives.

L'évaluation périodique des fournisseurs d'un point de vue d'affaires et technique

  • Définir une fréquence d'évaluation en fonction des catégories de fournisseurs.
  • Choisir les thèmes généraux qui permettront d'élaborer des points d'évaluation stratégique (assurance qualité, planification de la production, gestion des stocks, ressources humaines, service après-vente, etc.).
  • Construire les questionnaires standards à l'aide d'une équipe multidisciplinaire.
  • Définir un format standard de rapport d'évaluation.

3. Créer un dossier pour chaque fournisseur

Le dossier doit contenir toutes les informations qui permettront de constituer l'historique d'affaires du fournisseur (suivi du fournisseur et des actions correctives). Voici une série d'informations pouvant se retrouver dans le dossier fournisseur :

  • Coordonnées
    • Adresse
    • Téléphone
    • Courriel
  • Contacts
    • Administrateur
    • Responsable évaluation
    • Responsable production
    • Responsable achats
    • Etc.
  • Activités
    • Domaine d'activités
    • Année de fondation
    • Type d'entreprise
    • Nombre d'employés
    • Entente spéciale
    • Numéro de TPS et TVQ
    • Etc.
  • Historique
    • Nom
    • Action corrective déposée
    • Non-conformité
    • Etc.

4. Assigner un responsable

Il est conseillé de n'avoir qu'un seul responsable par fournisseur. On crée ainsi un lien plus étroit entre le donneur d'ordre et le fournisseur et on gère plus efficacement les échéanciers d'évaluation.

5. Suivre les activités

Suivi des performances quotidiennes des fournisseurs

  • Colliger les données sur les indicateurs de performance en temps réel.
  • Vérifier la conformité des résultats avec les limites acceptables des indicateurs.
  • Mettre à jour les tableaux de bord.

Suivi des non-conformités

  • Émettre une demande d'action corrective aux fournisseurs qui ne respectent pas les limites acceptables des indicateurs de performance.
  • Faire le suivi des actions correctives.

6. Réaliser les évaluations périodiques

Préparation en vue de la visite chez le fournisseur

  • Planifier un échéancier d'évaluation des fournisseurs en fonction de la fréquence d'évaluation définie dans la stratégie d'entreprise.
  • Compiler les informations permettant d'identifier, sur une période de temps donnée, les fournisseurs performants et non performants.
  • Revoir le dossier d'affaires du fournisseur, l'historique de ses performances quotidiennes, l'historique de sa capacité à répondre dans les délais aux demandes d'actions correctives, la liste des commandes en cours, etc.
  • Préciser les objectifs de l'évaluation et décider des thèmes à évaluer.
  • Réviser les questionnaires avec une équipe multidisciplinaire.
  • Envoyer au fournisseur l'ordre du jour, les objectifs et les points qui seront évalués.

Évaluation chez le fournisseur

  • Réaliser l'évaluation à l'aide du questionnaire en notant toutes les observations pertinentes. Cette évaluation doit être faite par au moins deux personnes.
  • Enregistrer les données recueillies.

Analyse des données

  • Réunir l'équipe multidisciplinaire pour analyser les réponses aux questionnaires.
  • Établir un consensus afin de rédiger le rapport standard d'évaluation.

Rapport d'évaluation

  • Transmettre le rapport standard d'évaluation au fournisseur en identifiant les forces et les faiblesses observées.
  • S'il y a lieu, faire des demandes d'actions préventives ou correctives.

Suivi

  • Effectuer, s'il y a lieu, le suivi des demandes d'actions préventives ou correctives.
  • Promouvoir l'amélioration continue auprès des fournisseurs.

La fiche Audit qualité et la norme ISO 10011 facilitent la réalisation de cette étape.

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