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Forum ouvert

Fiche outil / Processus

Le forum ouvert (FO ; en anglais : Open Space Technology) est une méthode d'animation de groupe ayant l'avantage d'aller plus en profondeur que la plupart des autres démarches. Sa particularité est la confiance totale qu'elle accorde aux participants : ce sont eux qui établissent l'ordre du jour et prennent en charge les sujets. Mise au point par Harrison Owen dans les années 1980, cette méthode collaborative convient à des groupes pouvant aller de 5 à 2000 personnes.

Le FO est fondé sur la passion et la responsabilité. Sans passion, personne n'est intéressé et sans responsabilité, rien ne sera fait. Il est approprié dans les situations où un problème majeur doit être résolu (niveau de complexité nécessitant une grande diversité au sein des participants) avec des solutions requises pour hier...

Au début de la séance, les participants construisent ensemble l'ordre du jour et choisissent les sujets à aborder en lien avec le thème général. Ceux qui proposent un sujet en prennent automatiquement la responsabilité : ils animeront leur discussion et synthétiseront les débats. Lorsque les thèmes à discuter sont connus et visibles, chacun des participants choisit les sujets qui les intéressent et c'est parti! La seule règle qui prévaut est la « loi des deux pieds » : dès que l'on cesse d'apprendre ou de contribuer, on prend ses deux pieds et on se rend à un autre atelier où on sera plus productif.

  • Engagement réel des participants envers les solutions proposées.
  • Responsabilisation immédiate pour la prise en charge des actions à réaliser.
  • Réduction des effectifs de facilitation.
  • Pouvoir de changer les choses en participant aux changements.
  • Discussion de fond sur tous les points en lien avec le problème.
  • Caractère inédit des propositions émises par les participants.
  • Conclusions écrites disponibles à la fin de la séance.
  • Ne pas imposer la présence des participants (il s'agit d'un exercice volontaire).
  • Respecter en tout temps les quatre principes et la loi des deux pieds.
  • Établir un climat de confiance basé sur la passion et la responsabilisation.
  • Définir dès le début de la séance quel sera le mode de suivi, afin de maintenir le rythme des discussions.
  • Utiliser la méthode pour un problème qui semble sans issue et qui requiert la participation d'un nombre relativement élevé de personnes. C'est là que l'efficacité du FO est à son maximum.

Avant le FO

Assurez-vous que la question à débattre repose sur une réalité concrète de l'entreprise. Impliquez ensuite ceux qui sont passionnés par le sujet.

Le nombre de participants n'est pas important, car le FO est prévu aussi bien pour un petit nombre de participants qu'un très grand nombre. La seule considération est l'espace disponible. Il est donc permis d'inviter plus de gens que moins, car le FO est volontaire et les personnes ne viendront que si elles sont intéressées.

La durée idéale d'un FO est d'une journée, mais rien n'empêche de la réduire à une heure ou de l'allonger jusqu'à trois jours. Tout dépend de l'ampleur ou de la complexité du livrable à produire. Durant le déroulement d'un FO, les participants s'animeront au point de s'enthousiasmer. Innovateurs et créatifs, ils sauteront sur l'occasion d'assumer la responsabilité des sujets à débattre. Cela est merveilleux, mais certains y voient chaos et désordre, et ils ont raison. Si l'ordre et le contrôle sont votre première préoccupation, le FO n'est pas pour vous. En revanche, si vous êtes prêt à croire en vos gens, à leur faire confiance et à penser qu'ils sont les experts sur le sujet débattu, alors le FO vous apportera les changements souhaités...

1. Déterminer le format des recommandations

Si les participants sont laissés libres de rédiger leurs conclusions sans balises particulières, on se retrouvera à la fin avec un monceau d'informations difficile à ordonner. Imaginez 225 personnes discutant de dix sujets. Si chaque équipe produit un rapport d'une page et demie, cela donne 150 pages ! Pour éviter d'avoir à retranscrire et ordonner toutes ces informations, songez à fournir aux participants des ordinateurs portables dans lesquels vous aurez copié un modèle de rapport. Demandez aux participants de taper leurs notes au fur et à mesure, en se servant du modèle. Au minimum, ce dernier devrait contenir les éléments suivants :

  • sujet de la discussion;
  • nom du participant responsable du sujet;
  • liste des participants;
  • trois à cinq points les plus importants des discussions;
  • recommandations.

2. Choisir le facilitateur

Le rôle principal du facilitateur d'un FO tourne autour de deux fonctions :

  1. créer le temps et l'espace;
  2. tenir le temps et l'espace.

Assurez-vous que le facilitateur soit prêt à être totalement présent et absolument invisible. Autrement dit, il doit se préparer à être là physiquement et mentalement, mais aussi à être transparent et à laisser aller les choses.

Sa participation se situera principalement au début de l'activité pour construire l'ordre du jour et établir un climat de confiance. Il doit bien s'imprégner de ce que cherche à obtenir le demandeur de l'activité (le « sponsor »). Il aide l'équipe logistique à créer l'espace de discussion (voir l'étape 3) et il instruit la direction de l'organisation sur les modalités d'un FO et les propositions qui en émergeront : la direction doit se préparer à appuyer ces recommandations.

3. Planifier les lieux

Le cercle étant la géométrie fondamentale de la communication humaine (pensons aux feux de camp), les chaises doivent donc être placées en cercle. Aucune table n'est requise, sauf pour y poser rafraîchissements et collations tout autour de la salle. Si le nombre des participants est trop grand pour les placer tous en un seul cercle, on peut à la rigueur envisager le recours à plusieurs tables rondes, à la manière des déjeuners-causeries dans un hôtel.

Par terre au centre du cercle sont placés feuilles, notes autocollantes, crayons et ruban adhésif. Sur le mur est affiché l'ordre du jour avec la durée et le lieu des différentes discussions (ce tableau, aussi appelé « matrice espace / temps », est en constante évolution). C'est là que seront placés les sujets proposés par les participants afin de remplir les plages disponibles lors de la construction de l'ordre du jour.

Quatre autres affiches doivent être posées :

  • Les quatre principes (voir l'encadré)
  • La loi des deux pieds :
    • Allez là où vous serez plus productif
    • Partez dès que vous n'apprenez plus ou n'avez plus rien à contribuer
  • Le thème général de la discussion
  • Une affiche indiquant :
    • Soyez prêts à être surpris!
    • Prendre sa place
    • Toute sa place
    • Et juste sa place

Les quatre principes du FO

  1. Les personnes qui se présentent sont les bonnes
    Pour une bonne conversation, on a seulement besoin d'une autre personne qui partage la même passion...
  2. Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver
    Si tout arrivait toujours comme prévu, la vie serait plutôt moche. C'est dans les moments de surprise que nous grandissons.
  3. Ça commence quand ça commence
    Même si une rencontre est prévue pour une heure précise, il n'y a aucune garantie qu'un résultat donné se produira à cet instant précis...
  4. Ça finit quand ça finit
  5. Nous sommes souvent attachés à des choses sans même songer à les remettre en question. C'est la même chose avec le temps : rien ne nous empêche de raccourcir ou d'allonger la durée des débats.

Pendant le FO

4. Accueillir les participants et préparer les discussions

Le demandeur de l'activité (ou « sponsor ») accueille les participants. Il explique ensuite la situation actuelle ou le contexte du problème à résoudre. Les participants doivent bien comprendre la situation, car c'est là le thème général de l'événement.

Le facilitateur prend ensuite la parole. Il explique brièvement le déroulement d'un FO :

  • les participants proposent des sujets liés au thème général;
  • ils construisent ensemble l'ordre du jour (voir exemple ci-après);
  • un participant qui propose un sujet doit animer la discussion sur ce sujet et en faire une synthèse.

Le facilitateur demande ensuite aux participants de réfléchir à des sujets associés au thème : subdivisions du problème, questions non répondues, points à discuter avant d'aborder le grand problème, etc.

5. Recevoir les sujets de discussion

Le facilitateur invite tous les participants à proposer, à partir du thème général présenté à l'étape 4, les sujets pour lesquels ils ont une passion réelle, à les écrire sur une note autocollante (avec leur signature) et à les coller sur l'ordre du jour. Cela permettra de réserver à ces sujets le temps et l'espace nécessaires.

Cette étape se déroule dans le respect et l'écoute, c'est-à-dire un participant à la fois et respect du thème général. Il importe de rappeler aux gens qu'ils sont les responsables de l'ordre du jour et que rien n'y apparaîtra à moins qu'ils ne l'écrivent eux-mêmes. En tout temps, le facilitateur écoute et respecte les participants, et demeure authentique.

Une fois l'ordre du jour établi, les participants sont invités à faire une liste des ateliers auxquels ils participeront. Fait intéressant, ils peuvent en choisir plus d'un pour une même plage horaire puisque la loi des deux pieds prévaut. Durant l'exercice, ils pourront se déplacer d'un atelier à un autre autant de fois qu'ils le désirent.

6. Faciliter les discussions

Le travail visible du facilitateur prend fin ici. Celui-ci occupe désormais l'espace en étant présent, mais invisible. Si la séance dure plusieurs jours, il fera des annonces au début et à la fin de chaque journée au besoin (changements, annulation de séance, articles trouvés, etc.). Le facilitateur est présent en s'assurant par exemple que les ateliers se déroulent dans le respect et que les principes sont suivis. Il est invisible en omettant de commenter lui-même les discussions ou en prenant la place d'un animateur d'atelier.

Il est souvent intéressant de demander une plénière aux équipes qui terminent leur discussion. Cela permet à l'ensemble des participants d'entendre le coeur des discussions qui ont eu lieu autour des différents sujets.

Après le FO

7. Consolider et communiquer les recommandations

Une fois terminé le forum ouvert, le facilitateur maintient l'esprit de l'événement dans l'organisation. Avec le sponsor, il aidera la direction à clarifier et ordonner l'information en apparence chaotique produite à la suite des délibérations. Les changements proposés par les participants apparaîtront clairement.

Pour des FO de plus de trois jours, il peut être pertinent de passer deux jours à générer des propositions et une journée à les peaufiner/synthétiser/prioriser.

Ensuite, on analysera les résultats du FO pour en faire ressortir des énoncés d'actions à réaliser. On peut ainsi regrouper les actions selon leurs affinités, puis les reformuler. On traduira ensuite ces énoncés en recommandations pratiques.

Peu importe les conclusions, il est important de prendre le temps de consolider les résutats et de les partager avec tous les participants pour assurer un suivi.

  • OWEN, Harrison, Open Space Technology: A User's guide, Third Edition, Berrett-Koehler Publishers, 2008, ISBN-13 978-1576754764.
  • HOLMAN, Peggy, DEVANE , Tom et CADY, Steven, The Change Handbook: The Definitive Resource on Today's Best Methods for Engaging Whole Systems (chapitre 9), Berrett-Koehler Publishers, 2007, ISBN-13 978-1576753798.
  • A Brief User's Guide to Open Space Technology [en ligne]. Open space World. Consulté le 2017-09-11.
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