Organiser et optimiser le travail
Cette fiche outil a été conçue pour aider les entreprises à faire face à des épidémies ou pandémies telles que celles de la COVID-19. Facilement transposable à d’autres types de crise, elle s’applique à tous les types d’entreprise : services, manufacturier, organismes publics ou autres.
Le processus décisionnel présente une série d’activités ou de questions permettant d’effectuer une analyse de la situation et de se préparer à affronter efficacement la crise.
Méthode
Tout comme pour la formation, on manque souvent de temps pour s’attarder à l’organisation du travail.
L’occasion est donc excellente d’affecter une partie du personnel au développement d’une série d’outils qui seront très utiles lorsque la situation reviendra à la normale.
- Concevoir un plan de retour au travail
- Plan de redémarrage des équipements
- Plan de rappel des employés
- Plan de communication aux parties prenantes
- Plan de remise à niveau des stocks
- Plan de commandes aux fournisseurs
- Plan des priorités clients
- Rédiger ou réviser les politiques de l’organisation
- Règles de gouvernance
- Respect des lois et règlements
- Respect des valeurs
- Code de conduite et d’éthique
- Harcèlement
- Corruption
- Qualité
- Environnement
- Implication dans la communauté
- Causes sociales
- Etc.
- Revoir la mission, la vision et les valeurs de l’organisation
- Concevoir un plan de communication ou réviser celui existant
- Connaître et comprendre les préoccupations des citoyens relativement aux produits, services et activités de l’organisation
- Éliminer tout impact négatif que les produits/services pourraient avoir sur la société
- Dresser la liste des projets prioritaires
- Concevoir (ou réviser) le processus d’innovation
- Déterminer des objectifs stratégiques SMART
- Concevoir (ou réviser) un processus de déploiement et de suivi des stratégies
- Concevoir (ou réviser) des outils et méthodes pour connaître les besoins et les attentes des clients
- Concevoir (ou réviser) des outils et méthodes pour connaître les besoins et les attentes des clients potentiels
- Mettre en place (ou réviser) un système de mesure de la satisfaction des clients
- Mettre en place (ou bonifier) des outils de communication pour aider les clients à se procurer les services ou produits qu’il recherche
- Mettre en place (ou bonifier) des outils de gestion et d’amélioration de l’image de marque
- Mettre en place (bonifier) des outils pour utiliser les réseaux sociaux et les médias sociaux comme effet de levier
- Déterminer les indicateurs de gestion clés
- Déterminer le mode de collecte des données
- Concevoir ou réviser le tableau de bord de gestion
- Mettre en place (ou bonifier) des outils pour assurer que l’information et les données sont pertinentes, fiables, accessibles et disponibles en temps opportun
- Mettre en place (ou bonifier) les outils pour assurer la sécurité et la confidentialité de l’information
- Concevoir (ou réviser) une matrice des compétences
- Concevoir (ou réviser) un plan de relève
- Rédiger (ou réviser) des descriptions de postes/tâches
- Mettre en place (ou bonifier) des outils pour favoriser l’initiative et la responsabilisation des employés
- Concevoir (ou réviser) un plan de développement du personnel
- Concevoir (ou réviser) un plan de formation
- Mettre en place un système d’évaluation de la satisfaction du personnel
- Concevoir un système d’évaluation de la mobilisation du personnel
- Cartographier tous les processus
- Rédiger (ou réviser) chacune des procédures
- Fiabiliser et sécuriser les systèmes informatiques
- Mettre en place (ou bonifier) les outils de gestion des fournisseurs externes
- Rédiger (ou réviser) le plan des mesures d’urgence
- Réaliser un exercice Lean sur les processus critiques
- Effectuer un 5S dans chaque département ou service
- Effectuer un SMED sur les processus critiques
- Concevoir (ou réviser) des outils afin de présenter et de suivre les résultats de l’organisation à l’aide de cibles, tendances et données comparatives
- Produits, services et processus
- Clientèle
- Ressources humaines
- Leadership et responsabilité sociale
- Finances et marché