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Fiche outil | 11 mai 2021

Gestion de crise – Organiser et optimiser le travail

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Organiser et optimiser le travail

Cette fiche outil a été conçue pour aider les entreprises à faire face à des épidémies ou pandémies telles que celles de la COVID-19. Facilement transposable à d’autres types de crise, elle s’applique à tous les types d’entreprise : services, manufacturier, organismes publics ou autres.

Le processus décisionnel présente une série d’activités ou de questions permettant d’effectuer une analyse de la situation et de se préparer à affronter efficacement la crise.

Méthode

Tout comme pour la formation, on manque souvent de temps pour s’attarder à l’organisation du travail.

L’occasion est donc excellente d’affecter une partie du personnel au développement d’une série d’outils qui seront très utiles lorsque la situation reviendra à la normale.

1. Concevoir un plan de retour au travail

  • Plan de redémarrage des équipements
  • Plan de rappel des employés
  • Plan de communication aux parties prenantes
  • Plan de remise à niveau des stocks
  • Plan de commandes aux fournisseurs
  • Plan des priorités clients

2. Rédiger ou réviser les politiques de l’organisation

  • Règles de gouvernance
  • Respect des lois et règlements
  • Respect des valeurs
  • Code de conduite et d’éthique
  • Harcèlement
  • Corruption
  • Qualité
  • Environnement
  • Implication dans la communauté
  • Causes sociales
  • Etc.

3. Revoir la mission, la vision et les valeurs de l’organisation

4. Concevoir un plan de communication ou réviser celui existant

5. Connaître et comprendre les préoccupations des citoyens relativement aux produits, services et activités de l’organisation

6. Éliminer tout impact négatif que les produits/services pourraient avoir sur la société

7. Dresser la liste des projets prioritaires

8. Concevoir (ou réviser) le processus d’innovation

9. Déterminer des objectifs stratégiques SMART

10. Concevoir (ou réviser) un processus de déploiement et de suivi des stratégies

11. Concevoir (ou réviser) des outils et méthodes pour connaître les besoins et les attentes des clients

12. Concevoir (ou réviser) des outils et méthodes pour connaître les besoins et les attentes des clients potentiels

13. Mettre en place (ou réviser) un système de mesure de la satisfaction des clients

14. Mettre en place (ou bonifier) des outils de communication pour aider les clients à se procurer les services ou produits qu’il recherche

15. Mettre en place (ou bonifier) des outils de gestion et d’amélioration de l’image de marque

16. Mettre en place (bonifier) des outils pour utiliser les réseaux sociaux et les médias sociaux comme effet de levier

17. Déterminer les indicateurs de gestion clés

18. Déterminer le mode de collecte des données

19. Concevoir ou réviser le tableau de bord de gestion

20. Mettre en place (ou bonifier) des outils pour assurer que l’information et les données sont pertinentes, fiables, accessibles et disponibles en temps opportun

21. Mettre en place (ou bonifier) les outils pour assurer la sécurité et la confidentialité de l’information

22. Concevoir (ou réviser) une matrice des compétences

23. Concevoir (ou réviser) un plan de relève

24. Rédiger (ou réviser) des descriptions de postes/tâches

25. Mettre en place (ou bonifier) des outils pour favoriser l’initiative et la responsabilisation des employés

26. Concevoir (ou réviser) un plan de développement du personnel

27. Concevoir (ou réviser) un plan de formation

28. Mettre en place un système d’évaluation de la satisfaction du personnel

29. Concevoir un système d’évaluation de la mobilisation du personnel

30. Cartographier tous les processus

31. Rédiger (ou réviser) chacune des procédures

32. Fiabiliser et sécuriser les systèmes informatiques

33. Mettre en place (ou bonifier) les outils de gestion des fournisseurs externes

34. Rédiger (ou réviser) le plan des mesures d’urgence

35. Réaliser un exercice Lean sur les processus critiques

36. Effectuer un 5S dans chaque département ou service

37. Effectuer un SMED sur les processus critiques

38. Concevoir (ou réviser) des outils afin de présenter et de suivre les résultats de l’organisation à l’aide de cibles, tendances et données comparatives

  • Produits, services et processus
  • Clientèle
  • Ressources humaines
  • Leadership et responsabilité sociale
  • Finances et marché

 

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