Votre équipe a travaillé fort à produire un grand nombre d’options, disons 50 ou 60. Pendant cette phase de créativité libre, toutes les suggestions étaient permises.
Devant l’abondance des propositions obtenues, vous avez probablement demandé que l’on effectue un premier tri. Pour cela, vous avez invité les membres de votre équipe à utiliser leur cerveau rationnel plutôt que créatif. Peut-être alors avez-vous fait appel à un premier outil de convergence afin de regrouper les options semblables, ce qui a réduit à 10 ou 30 le nombre d’options.
Comment faire maintenant pour choisir rapidement la meilleure option? C’est ici qu’entre en jeu l’outil GICS ou graphique importance – chances de succès. Il est idéal lorsque l’on veut faire appel une deuxième fois à l’esprit rationnel de l’équipe. On peut même l’employer sans passer par une première sélection lorsque le nombre d’options obtenues au départ ne dépasse pas la trentaine.
Essentiellement, l’outil GICS a pour but de classer quelques dizaines d’options selon deux axes :
Sur une grande feuille volante ou un tableau, tracer deux axes formant quatre quadrants. L’axe vertical est appelé « importance » et l’axe horizontal « chances de succès ».
Expliquer à l’équipe que la rangée du bas (1 et 4) représente les options ayant l’importance la plus faible et celle du haut (2 et 3), l’importance la plus élevée.
De même, la colonne de gauche (1 et 2) représente les options ayant les plus faibles chances de succès et celle de droite (3 et 4), les chances les plus fortes.
Le quadrant supérieur droit (3) représente donc les meilleures options, car celles-ci sont les plus importantes tout en ayant les plus fortes chances de succès.
Les participants doivent décider dans lequel des quadrants placer chacune des options. Ils peuvent discuter entre eux pour débattre du score. Pour chaque énoncé, se demander si :
Les options les plus intéressantes seront situées dans le quart supérieur droit du graphique, soit le quadrant 3. Elles sont importantes, car elles répondent bien à la question posée et elles permettent de régler le problème. Et elles ont de fortes chances de succès d’être implantées.
Pour être encore plus efficace, vous pouvez former des sous-équipes en donnant à chacune quelques options à classer. Vous n’avez ensuite qu’à consolider vous-même les résultats de tous les graphiques et à présenter à l’équipe des critères additionnels (ex. coûts envisagés, ressources requises, temps alloué au besoin).
Une gestionnaire a demandé à des employés de répondre à la question suivante : « Comment pouvons-nous innover davantage dans l’entreprise? ». L’équipe a produit 153 options parmi lesquelles elle a sélectionné 35 coups de cœur. Vous avez ensuite regroupé et reformulé ce résultat, ce qui a donné 26 options à évaluer. Parmi celles-ci se trouvent les deux options suivantes :
A. Créer une plateforme de collaboration en ligne : Le niveau d’importance pour cette option est élevé, car les employés connaissent déjà bien les outils web. Quant aux chances de succès, elles sont fortes puisque des employés se sont portés volontaires pour bâtir l’application ; les coûts seront faibles. L’option se trouve donc dans le quadrant 3.
B. Sensibiliser le personnel au moyen d’une formation de 8 heures : Le niveau d’importance pour cette option est élevé puisque les connaissances des employés en matière d’innovation seront bonifiées. Toutefois, c’est une option qui coûtera cher, car il y aura beaucoup d’employés à former. Il sera difficile de faire accepter cette option dans le contexte actuel. L’option se retrouve donc dans le quadrant 2.
En continuant ainsi avec les 26 options, la gestionnaire s’est retrouvée avec un total de huit options dans le quadrant 3. Elle demandera à son équipe de poursuivre l’exercice de pensée rationnelle avec un outil plus pointu comme une matrice de sélection critériée.
Il semble que vous n'ayez pas encore fait de choix.