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Invitation

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Donner le goût de contribuer activement aux réunions

Inviter des gens à participer à une réunion plutôt que de les convoquer peut être déterminant dans l’atteinte des objectifs. La différence n’est pas que sémantique : l’invitation sous-entend que les participants ont le choix d’être présents ou non tandis que « convocation » rime souvent avec « obligation ».

L’invitation garantit que les personnes qui seront là au jour et à l’heure prévus sont réellement intéressées à participer.

Vous n’avez qu’à faire un parallèle avec votre vie personnelle : si vous organisez un barbecue sur votre terrasse, allez-vous inviter vos amis… ou les convoquer ? S’ils reçoivent une invitation bien faite, ce sera plus facile pour eux de choisir la vôtre parmi toutes celles qui se bousculent dans leur boîte de réception.

L’invitation implique aussi de donner le maximum de détails aux participants potentiels. Cela démontre que l’on respecte leur temps et qu’on veut les aider à prendre une décision éclairée quant à leur choix de participer ou non.

Il est certainement plus long et exigeant d’inviter que de convoquer, mais cela s’avère plus profitable, surtout quand la participation active des gens est directement liée à l’atteinte des objectifs.

Résultats

  • Maîtrise du sujet de la rencontre et des objectifs à atteindre.
  • Climat favorable aux échanges.
  • Création d’un sentiment de mobilisation avant même la rencontre.
  • Participation plus naturelle aux discussions.
  • Sentiment de contribution accrue pour les participants pendant la rencontre.

Conditions de succès

  • Clarifier les objectifs avant la rencontre et documenter les résultats obtenus après.
  • Cibler les participants et déterminer leur contribution attendue avant d’envoyer l’invitation.
  • Avoir une bonne connaissance du contexte dans lequel l’invitation est envoyée.
  • Avoir une culture d’entreprise dans laquelle la collaboration est encouragée et où les employés ont à cœur le succès de l’organisation.

Méthode

1. Se questionner sur la rencontre comme telle

  • Afin de stimuler votre réflexion et de bien cadrer votre rencontre, posez-vous les questions suivantes :
  • Quel est mon principal besoin qui ne peut être comblé que par une telle rencontre ?
  • Quel est le principal besoin des participants qui ne peut être comblé que par une telle rencontre ? En effet, les meilleures rencontres ne sont pas au service d’un seul individu : elles permettent à plus d’une personne d’atteindre des objectifs.
  • Qu’arrive-t-il si telle personne ou tel groupe ne participe pas à la rencontre ? Si leur absence éventuelle peut avoir un impact significatif sur le déroulement, comment puis-je m’y prendre pour qu’ils soient motivés à accepter l’invitation ?
  • Si cette rencontre atteint son plein potentiel, sur quelles autres avenues et promesses futures débouchera-t-elle ?
  • Ai-je un travail de préparation à faire avant la rencontre ? Dois-je rencontrer individuellement certains participants moins familiers avec le dossier pour leur donner l’état des lieux ? Dois-je dissiper les craintes d’un groupe, etc. ?
  • Quelle est la durée optimale de la rencontre, celle qui laissera suffisamment de temps pour en atteindre les objectifs tout en respectant l’horaire chargé des participants ?

2. Préparer l’invitation

  • En plus des détails logistiques (date, heure, lieu, etc.), une bonne invitation contient :
  • les objectifs de la rencontre ;
  • une mise en contexte, des documents et des liens qui permettront aux participants de se préparer adéquatement ;
  • les noms des invités (personnes et groupes) et ce qu’on attend d’eux ;
  • une proposition de déroulement détaillée, peu importe que la rencontre soit courte ou longue ; sans cette structure, le piège d’une trop courte rencontre est de ne pas avoir le temps d’aborder l’essentiel, tandis que celui d’une longue rencontre est d’éterniser les discussions et de décourager les participants.
  • Tous les invités doivent se sentir interpellés par l’invitation et constater qu’on valorise leur point de vue, que leur contribution sera significative et qu’ils ont un pouvoir réel sur l’aboutissement de la rencontre.

3. Agrémenter l’invitation

  • Un faire-part de mariage serait bien ennuyeux s’il était constitué d’une feuille de papier contenant uniquement les informations logistiques. Au moment de lancer l’invitation, osez être créatifs quant aux supports utilisés.
  • Les outils technologiques rendent accessibles beaucoup d’options naguère coûteuses ou complexes. Peut-être voudrez-vous inclure une vidéo tournée à l’aide de votre téléphone intelligent ? Une carte électronique animée à l’aide des nombreux sites web qui offrent ce service ? Il suffit de trouver ce qui rejoindra le plus facilement les participants tout en attirant leur attention sur l’importance de la rencontre.

Des mots qui portent à réfléchir…

Dans les définitions se cachent parfois des sous-entendus qui en disent long !

  • Proposer un déroulement de rencontre plutôt qu’un ordre du jour
  • Participer à une rencontre d’équipe plutôt que de siéger sur un comité
  • Inviter plutôt que convoquer
  • Partager ses souhaits vis-à-vis une rencontre plutôt que ses attentes

Source des définitions : Centre National de Ressources Textuelles et Lexicales

Exemple

Imaginez que vous recevez une convocation classique à ajouter à votre agenda. Vous savez qu’on vous attend à telle date et à telle heure, à un emplacement qui reste à confirmer.

N’ayant que l’objet de la convocation avec lequel vous débrouiller, vous décodez que la rencontre va porter sur un dossier sur lequel vous avez travaillé dans le passé.

Vous ne savez pas exactement qui sera présent et ce qui est attendu de vous. Si vous ne faites rien de plus, vous aurez probablement votre lot de surprises le jour où la rencontre aura lieu.

Cela vous apparaît familier ? Voyons comment on peut transformer cet exemple de convocation en invitation.

Imaginez que vous recevez un courriel dans lequel se trouve un document qui pique votre curiosité par son titre accrocheur.

À l’ouverture, vous découvrez une invitation personnalisée qui, outre de vous donner les informations logistiques de base d’une rencontre à venir, tranche par son caractère décontracté et le choix des images, des couleurs et de la police utilisée.

Vous savez d’entrée de jeu que cette rencontre sera différente. On y précise d’ailleurs que vous serez appelé à participer activement aux échanges et à partager vos idées, étant donné votre précieuse expérience passée en lien avec le sujet traité (une touche personnelle qui ne s’adresse qu’à vous).

Les objectifs sont énoncés clairement et on vous suggère de confirmer votre présence. On vous donne aussi la possibilité de vous préparer à cette rencontre en répondant à deux ou trois questions qui vont alimenter les échanges à venir.

Finalement, l’invitation est signée de la main du collègue ou du supérieur qui prend en charge l’organisation de la rencontre. Vous avez donc en main toutes les informations nécessaires pour donner une réponse éclairée et vous préparer en vue de cette rencontre.

En bref

Et si on mettait davantage de temps à créer des invitations qui donnent le goût aux participants de se présenter et de mettre des efforts en amont de la rencontre ? Et si on communiquait clairement nos souhaits quant aux résultats attendus ? Et si on intégrait des réflexions sur la dynamique et le climat recherchés lors de nos rencontres ?

Et si, au lieu de convoquer, on prenait le temps… d’inviter ? Les deux façons de faire influencent directement, à des degrés divers, l’attitude des participants : ouverture, intérêt, niveau d’implication.

Références

Fiche outil rédigée en collaboration avec Caroline Durand, de Grisvert.

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