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Webzine | 21 juin 2021

Partage des bureaux dans un contexte hybride télétravail/travail sur place

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Offert à tous les membres du Mouvement, le service de demande de coup de pouce est en popularité croissante! On comprend facilement pourquoi : rien de plus naturel que de vouloir bénéficier de l’expertise de plusieurs centaines d’organisations qui, comme la vôtre, ont à cœur l’amélioration continue et la qualité.

Afin de rendre le crédit aux gens qui ont pris le temps de conseiller les demandeurs, nous citons les sources des réponses. Ces informations ainsi que celles concernant le demandeur étaient exactes au moment de la publication du coup de pouce. Il est donc possible que certaines personnes aient changé de poste ou d’organisation depuis. Sachez que, quand vous répondez à une demande de coup de pouce, vous pouvez demander l’anonymat et spécifier que vous souhaitez que votre réponse reste privée et qu’elle ne soit pas acheminée à un public plus élargi.

Le but de cet exercice est de faire rayonner encore plus toute la sagesse qui émerge de notre grande communauté de membres !

Partage des bureaux dans un contexte hybride télétravail/travail sur place

En mai 2021, Sophie Couture-Samson, agent Lean au Musée de la civilisation, a soumis la demande suivante :

« Le Musée de la civilisation se prépare à redéployer son personnel administratif post-pandémie en permettant aux employés de poursuivre en télétravail ou de revenir en présentiel, et ce, dans une proportion à la discrétion de chaque employé (sauf pour les employés dont le travail nécessite une présence sur place). Les employés qui décideront de se prévaloir du télétravail à raison de trois jours par semaine et plus n’auront plus de bureau fixe au Musée et devront se partager une certaine quantité de bureaux communs. Le Musée aimerait donc connaître les pratiques déjà mises en place ou en implantation ou encore les réflexions d’autres organisations à l’égard du partage du temps de leurs employés entre le télétravail et le présentiel (hors du contexte pandémique actuel). Voici donc quelques questions pour lesquelles nous aimerions avoir des informations de la part des membres des Réseaux performance.

Votre mode opératoire

  • Fonctionnez-vous par réservation pour les bureaux partagés ou avez-vous plutôt un système « premier arrivé, premier servi »?
  • Avez-vous des espaces personnels, comme des casiers, dont les employés utilisant les bureaux partagés peuvent bénéficier pour garder un minimum d’effets personnels sur les lieux de travail (souliers, tasse, etc.). Si oui, de quel type d’espaces personnels s’agit-il? Où sont-ils situés (centralisés à un endroit ou disséminés sur différents étages)?
  • Comment avez-vous déterminé la quantité d’espaces de bureaux partagés ? Avez-vous des enjeux de manque d’espaces disponibles certains jours ou à certaines périodes de l’année? Si oui, comment les réglez-vous ou comment les avez-vous réglés?

L’adhésion des employés

  • Comment l’adhésion des employés à la nouvelle réalité de bureaux partagés s’est-elle passée?
  • Comment avez-vous su garder l’esprit d’équipe si les équipes ne sont ni à 100 % en télétravail, ni à 100 % en présentiel?

Vos chiffres

  • Quels sont vos taux d’espaces de bureaux fixes et d’espaces de bureaux partagés?
  • Quels sont vos taux d’utilisation des espaces de bureaux partagés par jour?
  • Avez-vous noté des moments où les bureaux partagés étaient plus utilisés ou, inversement, des moments où ils étaient plus libres ?
  • Par cette pratique de bureaux partagés, avez-vous noté des gains en espace que vous avez pu réutiliser à d’autres fins?

De façon générale

  • Vos bons coups?
  • Ce que vous referiez autrement? »

Le mot du Mouvement

Marco Poutré y est allé de quelques réflexions.

D’emblée, il faut être prudent avant de déployer un système complexe de réservation. Au bout du compte, si les bureaux ne sont pas contingentés, ces efforts auront été inutiles. D’ailleurs, avec le temps, si les employés se rendent compte que, chaque fois qu’ils se rendent au travail, un bureau sur deux est disponible, ils vont probablement ignorer le système de réservation de toute façon. Imaginez en effet que vous preniez une réservation à un restaurant et que, sur place, vous constatiez que seules deux tables sont occupées. Il est fort probable que la prochaine fois que vous envisagerez d’y aller, vous vous rendiez directement.

Il faut aussi être conscient que le jour où l’employé devra se rendre au travail et qu’aucun bureau ne sera disponible, vous en entendrez parler, et ce, qu’un système de réservation soit en place ou non. Chaque mètre carré est précieux. Toutefois, dans ce contexte, il est préférable d’avoir un surplus de bureaux, du moins, au départ, le temps de voir comment la situation évolue, quitte à réaménager des espaces si le taux d’utilisation est bas.

À la limite, si vous optez pour un système de réservation, il pourrait tout simplement s’agir d’un compteur qui décrémente chaque fois qu’un employé réserve. Autrement dit, l’employé pourrait réserver UN bureau, et non CE bureau. Tout ce que le système permettrait de voir, ce serait, par date :

  • Combien de bureaux sont réservés?
  • Qui a réservé un bureau?
  • Combien de bureaux sont encore disponibles?

Il faut aussi réfléchir à la période pendant laquelle un employé peut réserver un bureau à l’avance. Si aucune limite n’est établie, rien n’empêchera quelqu’un de se réserver un bureau tous les jours jusqu’à la fin de l’année, ce qui ne serait probablement pas équitable pour les employés qui n’ont pas encore été embauchés. À l’inverse, si on peut réserver uniquement la veille, la « course au bureau » devient un enjeu quotidien stressant pour les employés.

Un sondage d’intention peut évidemment aider à prévoir la réalité post-pandémie. On peut demander à l’employé combien de jours il compte venir au bureau, mais aussi, quels jours. L’un des gros avantages de ce mode hybride est la possibilité pour un employé d’établir son horaire en fonction de sa situation familiale et professionnelle. Pensons à l’employé dont la conjointe travaille les lundis et mercredis soir ou à l’employée dont l’aîné joue au soccer à 18 h tous les mardis, etc. Professionnellement, certaines équipes de travail voudront se rencontrer en personne tous les jeudis pour faire le suivi des projets en cours. Tous ces éléments peuvent amener beaucoup d’employés à définir une routine prévisible en fonction de leurs besoins, ce qui vous permettra d’avoir une bonne idée du taux d’occupation des bureaux pour certaines journées.

Pour le stockage des effets personnels, au Mouvement, nous avons acheté de petites filières sur roulettes qui peuvent aussi servir de « pouf d’invité ». En fonction de la configuration des lieux, un employé pourrait la faire rouler jusqu’à son bureau pour la journée, surtout si elle contient beaucoup de documents susceptibles d’être consultés. Alternativement, l’employé peut y récupérer ses effets personnels au début de la journée et les y redéposer à la fin.

L’utilisation de bureaux partagés est un bien petit prix à payer pour pouvoir bénéficier d’un mode de travail hybride. Il faut donc regarder la situation dans son ensemble. Par exemple, on se demande parfois si les employés seront frustrés de ne pas afficher de photos de leur famille ou de dessins de leurs enfants dans leur bureau. Il ne faut toutefois pas oublier que, grâce au télétravail, ils passeront plus de temps avec leur famille et avec leurs enfants, ce qui est encore mieux!

Évidemment, des règles d’hygiène de base doivent être mises en place. Par exemple, on pourrait interdire aux employés de manger à leur bureau et leur demander de bien nettoyer l’espace qu’ils ont occupé avant de quitter en fin de journée.

En ce qui concerne le maintien de l’esprit d’équipe, les gestionnaires ont souvent tendance à trop s’en faire. Les employés vont naturellement faire coïncider leur horaire avec celui d’un collègue qu’ils n’ont pas vu depuis longtemps. Les dîners d’équipe vont recommencer, tout comme les 5 à 7. Même lors d’une journée « ordinaire », où rien de spécial n’aura été prévu, des liens seront créés ou renouvelés. Certains membres d’équipe sont excellents pour dynamiser leur groupe. Ils n’ont souvent besoin que de l’accord de leur gestionnaire pour s’en occuper!

Les coups de pouce des membres

Patrice Desgagné, d’Héma-Québec, a confié que son organisation est à l’étape du sondage d’intention. D’ailleurs, avant même la pandémie, la disponibilité des bureaux y était déjà un enjeu! M. Desgagné a brièvement parlé de son ancienne vie chez Desjardins. Voilà qui tombe bien puisque quelqu’un de Desjardins a aussi répondu de manière très détaillée au coup de pouce!

Un contributeur anonyme a mentionné que, pour éviter le casse-tête du taux d’utilisation, les employés de son organisation se verraient attitrer des journées précises de télétravail et de présence au bureau. Cela peut se révéler une bonne option pour assurer une certaine équité si les places assises sont vraiment limitées.

Bertrand Plourde, de Motion Composites, est d’accord avec l’idée qu’à partir de trois jours par semaine en télétravail, l’employé ne devrait plus avoir de bureau permanent. Son organisation est en réflexion. L’une des pistes explorées est d’avoir des bureaux « communs » (premier arrivé, premier servi), des bureaux fermés (sur réservation pour plus de tranquillité) et, bien sûr, des salles de réunion sur réservation. Voilà qui nous rappelle d’ailleurs que les employés « rentabilisent » parfois leur journée par semaine au bureau et butinent de rencontre en rencontre. Au bout du compte, ils n’ont souvent pas besoin de bureau pendant cette journée-là !

Ce principe de réservation serait applicable à tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation, de l’employé au membre de la haute direction. Cette absence de « traitement de faveur » aidera sans doute à l’adhésion de tout le monde. En ce qui concerne l’esprit d’équipe, Motion Composites a un « chef de la culture d’entreprise » qui suit le tout de près pour s’assurer que la transition se fera en douceur.

Enfin, Sarah Boily, de Desjardins, a partagé les pratiques de son organisation. Certaines datent d’avant la pandémie ! Tout d’abord, elle évoque un nouveau terme pour parler de cette réalité qui nous attend : le « flexitravail ». Voilà qui nous change du mot « hybride », déjà associé à plein d’autres situations.

Leurs bureaux sont séparés par secteur d’affaires, ce qui peut simplifier l’évaluation des besoins. Au lieu d’obliger l’organisation à gérer quelques dizaines ou quelques centaines de bureaux, chaque gestionnaire peut se concentrer sur les besoins d’une équipe plus réduite. Les employés de ces secteurs auront également une proximité naturelle sur place, favorable à la communication. Des bureaux fermés sont disponibles pour les gens ayant besoin d’intimité et plusieurs aires ouvertes de collaboration sont accessibles. Aucun système de réservation n’est en place. Les espaces sont offerts selon le mode « premier arrivé, premier servi ». Seule exception : les salles de réunion pour trois personnes ou plus. D’ailleurs, il est important que la description de ces salles soit la plus précise possible (capacité, accès à un projecteur, tableau blanc, etc.) puisque les employés doivent parfois réserver à l’aveugle sans pouvoir visiter les salles au préalable !

Un vestiaire commun est accessible à l’entrée pour que les employés y déposent leur manteau et leurs bottes. Chaque personne a quand même un casier personnel où elle peut garder d’autres articles, comme leur casque d’écoute, leur bouteille d’eau, etc. Avec le temps, les gens ont développé des trucs, comme de tout garder dans un bac qu’ils peuvent transporter facilement de leur casier à leur bureau du jour à leur arrivée. Le sac à dos devient également un incontournable dans cette situation.

On n’observe pas d’enjeu de capacité pour l’instant, même si le souhait de l’organisation est quand même d’atteindre un taux d’occupation de 80 % à 90 %. Les lundis et vendredis, aux extrémités de la semaine, sont populaires pour le télétravail, alors que les mardis, mercredis et jeudis sont les journées où les bureaux sont les plus achalandés. Les aires de collaboration sont une belle façon de mitiger le risque de l’indisponibilité des bureaux. Un employé peut s’y installer temporairement en attendant qu’un bureau se libère. Il ne faut pas oublier que certaines personnes peuvent passer uniquement une demi-journée au travail. De même, si on se dirige dans une rencontre d’une heure et qu’on quitte après, on peut déjà libérer l’espace. Le civisme et la considération pour les autres jouent pour beaucoup dans cette formule!

À votre tour!

Serez-vous les prochains à solliciter un coup de pouce, un service exclusif aux membres? Pourquoi pas! Transmettez votre demande à alice.chauvelot@qualite.qc.ca et soyez vous-même témoin de la grande générosité des experts qui forment la grande famille du Mouvement!

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