Plan d’action

Documenter les tâches en vue d’atteindre un objectif

Une action improvisée peut faire déraper tous les efforts entrepris et menacer l’atteinte des objectifs. Un bon plan d’action évite ce danger en ne laissant rien au hasard.

Avez-vous pensé aux actions que vous devez faire afin de préparer une tâche? À celles qui doivent être réalisées une fois la tâche accomplie (suivi)? Ou simplement à la séquence chronologiquement détaillée des événements qui vous fera respecter votre échéance?

Un plan d’action est une liste de toutes les tâches qui doivent être terminées pour atteindre un objectif. Il est utile dans la mesure où il fournit un outil de suivi de projet. Le simple fait d’énumérer toutes les actions à réaliser les rend visuelles et ainsi mieux gérables pour leur avancement, l’assignation des ressources ou leur annulation. Pour les plans d’action de grande envergure, il peut être nécessaire d’utiliser la gestion de projet.

Apprendre du passé en utilisant des listes de contrôle

Les listes de contrôle sont un bon moyen de suivre certains projets. Supposons que vous avez fait des erreurs dans le cadre d’un projet et en avez tiré des leçons. Pourquoi ne pas prédéfinir une liste de contrôle à partir de ces dernières? Cela tiendra lieu d’un excellent aide-mémoire à réutiliser pour les projets futurs. Vous économiserez ainsi beaucoup de temps.

Résultats

• Plan détaillé pour mettre en œuvre efficacement les solutions tout en gérant la transformation du milieu.
• Atteinte des objectifs aux dates visées.
• Responsabilisation des ressources impliquées.
• Mécanismes d’amélioration et d’ajustement.

Conditions de succès

• Désigner une personne responsable et non un groupe.
• Considérer toutes les tâches qui doivent être accomplies : mieux vaut en annuler qu’en oublier.
• Assigner une date de fin précise plutôt qu’une période vague telle que « dans un mois ».

Méthode

Utilisez toujours un plan d’action lorsque vous désirez planifier une activité ou un projet. Il s’agit tout simplement d’énumérer toutes les tâches à exécuter pour atteindre l’objectif visé. La réalisation d’un plan d’action comporte trois étapes.

1. Identifier les tâches

Il importe d’effectuer un remue-méninges visant à identifier toutes les actions à poser pour que la solution retenue soit viable, ce qui inclut :

• les activités complémentaires ou de soutien;
• les activités de préparation et de communication;
• les activités reliées aux changements de comportement et à la gestion du changement.

Allez-y de façon séquentielle. Commencez en demandant quelle est la première action à entreprendre. Lorsque cette dernière est identifiée, demander laquelle vient ensuite. Cela fait, priorisez les tâches et vérifiez la disponibilité des ressources.

2. Réviser les tâches, désigner les ressources et fixer des échéances

Revoyez les tâches. Lesquelles sont critiques? Certaines peuvent-elles être enlevées? Quelles sont celles qui font l’objet d’un délai spécifique? Terminez en attribuant les dates cibles et en désignant les responsables.

Au besoin, classez les activités en trois catégories de temps : court terme, moyen terme et long terme.

Vous êtes maintenant prêt à élaborer un plan de mise en œuvre détaillant :

• quoi faire (quelles actions);
• qui fera quoi;
• pourquoi et comment (quel outil / moyen / aide);
• pour quand;
• pour qui sera fait le rapport d’avancement ou d’achèvement;
• avec quelle mesure de succès.

3. Définir le mode de suivi

Il est d’usage de planifier des mesures de contrôle. Comment vous assurerez-vous que votre tâche est bel et bien accomplie? Comment mesurer le succès des actions réalisées?

Références

• Action Plans [en ligne]. MindTools. Consulté le 2016-10-12.
• DUCLOS, Manon et MATTE, Sylvain, GIN702 : Créativité et résolution de problèmes en génie, Faculté de génie, maîtrise en gestion de l’ingénierie, Université de Sherbrooke, 2006.