En cette période extraordinaire, le Mouvement québécois de la qualité vous permet plus que jamais de mettre à profit le savoir et l’expertise de toutes les organisations qui, tout comme la vôtre, sont membres chez nous. Depuis toujours, un des avantages d’adhérer au Mouvement est de « briser l’isolement », c’est d’autant plus vrai en ces temps difficiles!
Voici donc le compte rendu des réponses à une demande de coup de pouce concernant le plan de retour au travail, en respectant les consignes de déconfinement.
Maintenant que les organisations ont défini leur mode opératoire « pendant la crise », que ce soit un ralentissement des activités et/ou de nouvelles façons de faire les choses, beaucoup d’entre elles réfléchissent à la relance graduelle de leurs opérations dans ce qu’il conviendra d’appeler, pour plusieurs mois du moins et peut-être même plus, le « nouveau normal ».
Évidemment, tout ceci se fera graduellement et bien malin est celui qui peut mettre des dates sur chacune des étapes du déconfinement. Quand la distanciation sociale sera-t-elle chose du passé ? Quand pourrons-nous voyager à nouveau par avion ? À moins d’avoir une boule de cristal, il est impossible de le prédire. C’est pourquoi une approche utilisée par plusieurs est de travailler avec trois scénarios : le pessimiste, le probable et l’optimiste. Essentiellement, le scénario pessimiste pose l’hypothèse que les mesures actuelles qui font le plus mal à l’organisation vont perdurer dans le temps. Le scénario probable prévoit une levée graduelle de ces restrictions pour favoriser une reprise économique tout en évitant un second pic d’infection. Quant au scénario optimiste, il sous-tend un retour à la normale à moyen terme, ce qu’il convient presque d’appeler le « bon vieux temps » !
Une fois que les scénarios sont définis, on peut les voir comme des échéanciers auxquels il suffira d’ajouter les dates pertinentes quand elles seront connues. Le dépassement de certaines dates, dans le cas des scénarios probables et pessimistes, peut aussi servir de signal pour mettre en place d’autres mesures de mitigation. Par exemple, selon les calculs comptables, votre organisation peut survivre avec des revenus réduits sans faire de mises à pied additionnelles jusqu’à la date X. Passée cette échéance, d’autres leviers devront être activés.
Pour vous aider à structurer la planification de la reprise des activités, le Mouvement a défini sept dimensions qui requièrent votre attention. Pour chacune d’entre elles, il est évidemment recommandé de vous entourer des experts internes afin d’avoir leur opinion. Il est impératif de consacrer du temps à l’élaboration de ces plans dès maintenant puisque lors de la reprise, les organisations les plus rapides à réagir seront les mieux positionnées. Considérez que vous êtes actuellement dans une course de formule 1 avec vos compétiteurs et que le drapeau jaune est en fonction (interdiction de dépasser). Pour l’instant, les voitures roulent toutes au ralenti et chacune garde son rang. Mais dès que cet interdit sera levé, les pilotes les mieux préparés pour cette situation pourront gagner quelques positions au détriment des autres. Vous voulez que votre organisation soit une de ces voitures ! Comme dit la citation célèbre : « il ne faut jamais gaspiller une bonne crise ».
Voici donc ces sept dimensions avec quelques idées d’inspiration. Nous en profitons pour vous rappeler que le Mouvement offre à ses membres des webinaires gratuits qui permettent d’approfondir ce sujet en compagnie d’autres organisations , dans une optique de partage et d’échange qui a fait notre marque. D’ailleurs, certains conseils dans ce document nous proviennent de généreux membres qui ont accepté de partager leur propre document de relance.
Au même titre que les liquidités de l’organisation étaient au cœur des préoccupations pendant la crise, sa situation financière devra continuer à être suivie de près lors de la relance. L’établissement d’un nouveau budget d’opération où les revenus, mais aussi les dépenses, vont recommencer à croître graduellement sera nécessaire. Quelles restrictions budgétaires seront levées et lesquelles seront maintenues? Un suivi plus serré qu’à l’habitude devra être fait. Alors qu’en temps normal, certains gestionnaires disposaient d’un budget discrétionnaire, tout ce qui touche les finances de l’organisation devra être l’objet de nouveaux indicateurs centralisés qui tiennent compte de sa nouvelle réalité.
Essentiellement, qui revient quand ? Si vous avez dû faire des mises à pied temporaires, il est improbable que tous ces employés reviennent en même temps. Il y aura une séquence logique à respecter. De plus, certains employés seront peut-être en quarantaine, devront s’occuper d’un proche qui est malade ou décideront tout simplement de ne pas reprendre leur poste. Il est donc possible que vous ayez aussi besoin d’embaucher de nouvelles ressources !
Même pour les gens qui vous sont toujours fidèles, sont-ils aptes à reprendre leur poste comme si de rien n’était ? Plusieurs d’entre eux auront vécu leur plus longue absence du travail en carrière ! Pour certains postes clés, devez-vous planifier une formation d’appoint pour les gens ? Vous aurez probablement à le faire, ne serait-ce que pour couvrir tout ce qui doit être fait autrement. Mais gardez aussi en tête que les employés sont « rouillés » alors même les tâches qu’ils accomplissaient les yeux fermés devront être réacquises ! Pour faire un autre parallèle avec le sport, quand les athlètes reprendront l’action, il est déjà prévu qu’ils passent à travers le même camp d’entraînement qui suit habituellement la saison morte pour se remettre en forme.
Tout comme pour les employés, certains équipements manufacturiers ou certains systèmes tels que des ERP n’auront jamais été inactifs aussi longtemps. Dans bien des cas, ils roulent 24 heures sur 24 et un tel arrêt prolongé peut avoir des répercussions imprévisibles. Il faut planifier une recalibration, un entretien ou une vérification complète de A à Z, une purge de certaines données, etc. Lorsque des environnements de test sont disponibles, on peut les mettre à contribution pour avoir une meilleure idée de ce qui nous attend. Rappelez-vous que les fournisseurs de ces équipements et de ces systèmes seront surchargés par une demande accrue d’organisations qui se préparent à la relance. Assurez-vous de réserver leur temps au besoin, surtout pour ce qui sera critique à la reprise de vos activités.
L’heure est au bilan des matières premières nécessaires à vos processus. Certaines d’entre elles sont entreposées depuis le début de la crise, avaient-elles une durée de vie (shelf life) et si oui, est-elle dépassée ? Le même raisonnement s’applique à vos en-cours, à vos produits finis, aux produits d’entretien et de maintenance, etc. La plupart des organisations ont un système de suivi de cet inventaire qu’on peut marier avec les trois scénarios discutés plus haut (pessimiste, probable et optimiste). Une fois que les dates réelles de la reprise seront connues, vous devriez être en mesure de déterminer ce qui devra être mis au rebut et par conséquent, quels sont les manques à gagner.
On ne peut aborder ce sujet sans parler de vos fournisseurs et de votre chaîne d’approvisionnement. C’est un fait, certaines entreprises n’auront pu se relever de cette crise et auront mis fin définitivement à leurs activités. Les autres vont redémarrer chacune à leur vitesse, en fonction de l’impact des restrictions toujours en place sur leurs activités. La distanciation sociale, dans certaines industries, posent tout un casse-tête auquel il n’y a peut-être pas de solution à court terme. Il est donc possible que certains de vos partenaires ne puissent suivre votre cadence. Ayez un plan B et même un plan C ! Et n’assumez pas que les délais de livraison, déjà entrés dans vos systèmes, seront toujours les mêmes !
Le même raisonnement qui s’applique aux fournisseurs peut s’appliquer à vos clients. Sont-ils en faillite ? Toujours en affaires ? Mais surtout, quelle est leur situation financière ? Ils ont fait, tout comme vous, un plan de reprise graduelle des activités. Est-ce que vos produits ou services figurent dans la liste des dépenses qu’ils ont priorisées ? Il importe de vous en assurer et de revoir votre carnet de commandes d’un bout à l’autre. Tous les engagements qui ont été pris avant la crise doivent être revalidés. Peut-être qu’exceptionnellement, un client historiquement marginal deviendra votre principal acheteur alors que d’autres qui assuraient un gros pourcentage de votre chiffre d’affaires se feront plus discrets. Vous devez revoir vos activités en conséquence et faire preuve d’agilité à mesure que la situation va se résorber.
Plan de communication aux parties prenantes
À ce stade de votre planification, vous serez en mesure de préparer toutes les communications destinées à vos parties prenantes. Qu’allez-vous communiquer, comment allez-vous le communiquer, quand allez-vous le communiquer ? Encore ici, utilisez les dates relatives de vos trois scénarios. Offrez une tribune facilement accessible pour de l’interaction qui vous permettra de répondre aux éventuelles questions. Considérez vos gestionnaires, vos employés, le syndicat, les fournisseurs, les clients, les éventuels visiteurs et vos autres partenaires.
Le dernier plan, mais non le moindre ! L’anxiété qui nous habite tous depuis le début de la crise sera potentiellement amplifié lorsque nous retournerons massivement au travail. Le confinement à domicile a ses inconvénients, mais il nous assure une protection rassurante. Pour certains gens, de devoir retourner quotidiennement sur un lieu de travail et de recommencer à côtoyer leurs collègues sera une grande source de stress. Même si vous avez tout mis en œuvre pour assurer leur protection et que vous planchez sur ce scénario depuis plusieurs semaines, pour eux, ce sera tout nouveau. Mettez à contribution votre programme d’aide aux employés et outillez vos gestionnaires et vos superviseurs à gérer ces situations avec doigté. Comme dans tout changement, les phrases « ne t’inquiète pas avec ça ! » et le désormais classique « ça va bien aller ! » sont à proscrire. Écoutez les gens et faites des ajustements au besoin. Peut-être que sur papier, le processus semblait 100 % sécuritaire, mais n’oubliez jamais que ce sont les gens sur le terrain qui le vivent et que si certaines exceptions les forcent à contrevenir aux directives de la santé publique, c’est votre responsabilité comme employeur d’y remédier.
Et n’oubliez pas le moral des troupes ! Il est normal que votre attention soit monopolisée par la santé de vos employés, mais ceux-ci ne doivent pas avoir l’impression de se rendre au salon funéraire à chaque jour ! Pour que ce rythme soit soutenable sur des mois, vos gens devront plus que jamais retirer les bienfaits habituels que leur procure leur travail : interaction sociale avec leurs collègues, sentiment d’accomplissement personnel et de contribution à une cause plus grande, reconnaissance de leur apport, etc.
Évidemment, si vos activités étaient complètement arrêtées et que vous n’avez donc pas déjà défini un nouveau mode opératoire pendant la crise, il est temps de vous y attaquer. Beaucoup de ressources sont disponibles sur notre site web et traitent des bonnes pratiques à cet effet : affichage visuel pour aider au respect de la distanciation sociale, désinfection des équipements, division du personnel en équipes « isolées » des autres, etc.
Si le dernier mois nous a appris une chose, ce sont les limites d’une planification hyper-détaillée. Réfléchissez à tous ces plans et procédez comme si vous peigniez une toile : amorcez votre réflexion, donnez de grands coups de pinceaux au départ et travaillez sur la finition au fur et à mesure que les détails de la reprise économique seront connus.
Notre mission est de sans cesse accompagner les organisations dans l’implantation des meilleures pratiques. En temps de crise, c’est encore plus vrai que jamais.
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