Techniques de regroupement

Maîtriser l’art de regrouper des options

Lorsque nous sommes placés devant de nombreuses options (idées, données, souhaits, etc.) parmi lesquelles choisir, quelle est la meilleure stratégie pour les traiter : les regrouper toutes ou en éliminer une certaine quantité ?

Si vous voulez uniquement organiser les informations, vous aurez tendance à regrouper les options. Mais qu’en est-il si vous avez besoin de réduire rapidement le nombre d’options ?

Dans le cas où vous avez un très grand nombre d’options et que vous voulez les ramener à une quantité plus gérable, le surlignement en trois étapes est tout indiqué. Une opération appelée « marquage » permet en effet de choisir les options à retenir. Le regroupement et la reformulation permettent ensuite de synthétiser les informations.

Si le nombre d’options est peu élevé, il suffira d’appliquer uniquement la première étape de la technique du surlignement, soit le marquage. Dans ce cas, on parle de coups de cœur.

Si vous désirez obtenir le portrait d’une situation sans nécessairement réduire le nombre d’options, utilisez le diagramme des affinités. Il est particulièrement utile lorsque vous avez affaire à une situation complexe et sans réponse évidente. Il vous permettra de regrouper options, opinions ou sujets selon leurs affinités naturelles. De nouveaux points de vue émergent alors de ces regroupements d’éléments qui semblaient à priori sans relation. Vous pourrez ensuite faire des analyses et concevoir de nouvelles approches. Finalement, lorsque des thèmes ou groupes sont déjà imposés, le regroupement par grappes est l’outil à utiliser.

Résultats

• Réduction d’un très grand nombre d’options à un nombre d’options plus gérable.
• Consensus d’équipe dans la convergence des options.
• Résumé clair de la situation.

Conditions de succès

• Ne pas tenter de reformuler à tout prix, sinon vous risquez de perdre l’essence d’options intéressantes.
• Choisir le bon outil selon le besoin. Si vous voulez réduire le nombre d’options, optez pour le surlignement.
• Ne pas oublier que certaines options sont uniques et non « regroupables ». Ne les forcez pas dans un groupe. Elles finiront par s’éliminer si elles sont sans lien avec l’objectif ou elles demeureront si elles ont un réel potentiel.

Méthode

Surlignement : pour réduire un nombre d’options

Le surlignement est le meilleur outil pour prendre un grand nombre d’options et les réduire à quelques choix pertinents.

« Surligner vous aide à filtrer et à sélectionner pour obtenir cette valeur de 80 % qui se cache derrière 20 % des options » Miller, Vehar, Firestein

1. Marquer les options

On suppose au départ que l’équipe a proposé un grand nombre d’options et que chacune est écrite sur des notes autocollantes.

Décidez des caractéristiques sur lesquelles l’équipe aura à se prononcer. Par exemple, des options :

• qui touchent, fascinent ou intriguent les participants et stimulent leur imagination;
• qui suggèrent une orientation valable ou réalisable;
• claires, pertinentes ou correctes;
• qui vont dans le sens de l’objectif étudié.

Même si l’outil ne prescrit pas un nombre maximal de caractéristiques, il est d’usage de fixer un nombre d’options à marquer, par exemple un top trois ou un top cinq.

Demandez ensuite à l’équipe de marquer par un moyen quelconque les options correspondant aux caractéristiques recherchées. Le moyen de marquage le plus utilisé consiste à poser des pastilles ou à dessiner un X sur chacun des notes autocollantes. Ainsi, une option pourra recueillir une, deux, trois pastilles ou plus. Cette façon de faire visuelle aide à repérer rapidement les options sélectionnées. Les options non marquées ne seront pas retenues pour la suite. On peut s’arrêter ici si le nombre d’options n’est pas trop grand. L’outil est alors appelé coups de cœur.

2. Regrouper les options

Souvent, le nombre d’options est élevé et l’on soupçonne alors que des regroupements sont possibles. Demandez alors à l’équipe de regrouper les options similaires, présentant des affinités ou ayant un thème commun. Les doublons seront évidemment regroupés s’il y en a.

3. Reformuler les options (uniquement pour les clarifier)

On se retrouve maintenant avec un grand nombre d’options ayant fait l’objet de regroupements en catégories distinctes. Le défi consiste alors à reformuler les options, mais uniquement pour les clarifier. Il faut en effet ne pas perdre l’essence des options telles qu’elles ont été notées.

Si vous vous acharnez à reformuler un groupe entier d’options, vous perdrez inévitablement des détails importants.

Cette étape est souvent plus compliquée qu’il n’y paraît. Rappelez-vous que l’objectif est de capturer l’essence des options, de les synthétiser, de trouver une synergie entre elles.

Étapes pour le surlignement

1. Préparation : Les participants se rappellent les règles de convergence (pensée critique) à suivre. Les options sont visibles de tous.
2. L’animateur demande de marquer les bonnes options avec un point autocollant. Un nombre maximum d’options est fixé. L’exercice s’effectue en silence. L’animateur demande au groupe d’éliminer les options non marquées.
3. L’animateur demande au groupe de regrouper les options similaires.
4. L’animateur peut décider de réunir les participants deux par deux ou trois par trois. Il pourra ainsi distribuer un groupe d’options à un groupe de participants afin que ces derniers évaluent la possibilité de faire des reformulations, sans perdre l’essence des options originales. Attention cependant : lorsque cet exercice est effectué en grand groupe, il peut y avoir des pertes de temps. L’exercice s’arrête lorsqu’il y a consensus quant à la reformulation des options.

Diagramme des affinités : pour comprendre la situation sans réduire le nombre d’options

Si vous souhaitez conserver toutes les informations – comme à une étape de collecte de données, il peut être utile de regrouper les options par affinités naturelles, sans imposer au départ un thème précis. Ainsi, vous verrez lors de l’exercice des thèmes insoupçonnés faire leur apparition !

1. Regroupement des éléments

Contrairement au surlignement où on commence par marquer les éléments avant de les regrouper, le diagramme des affinités débute avec des regroupements. Cela est rassurant pour ceux et celles qui ont peur de perdre des informations.

Vous devez donc conserver toutes vos options, même si le nombre est élevé. Pour arriver à faire des regroupements efficacement, la seule façon est de demander au groupe de le faire en silence. Ainsi, lorsqu’une note autocollante se déplace dans un groupe créé et que la même note est redéplacée ensuite par un autre individu, il n’y aura pas de débats sans fin puisque les participants ne peuvent pas communiquer entre eux! L’exercice s’arrête lorsqu’il n’y a plus de mouvements de notes autocollantes.

2. Formulation des titres et validation des thèmes

Le travail de l’animateur est important ici. En effet, il doit s’assurer que les groupes sont bien définis visuellement au mur. Il pourra demander aux participants d’expliquer ce à quoi ils faisaient référence pour un groupe donné et ainsi attribuer le bon titre pour le thème créé. Une dernière validation peut s’effectuer ensuite globalement, pour voir si deux thèmes se recoupent et obtenir le consensus sur les titres exacts afin de refléter ce qui relie les éléments entre eux.

3. Analyse du diagramme des affinités

Il est d’usage ensuite de travailler les options d’un thème donné afin de voir si des doublons existent et si des reformulations sont possibles, sans perdre l’essence des options écrites. Plusieurs options très légèrement nuancées peuvent par exemple être incluses dans une même phrase. L’idée est aussi de voir si d’autres options non envisagées jusqu’à présent peuvent se dégager. Cette étape peut s’effectuer en grand groupe, mais est incontestablement plus efficace et rapide en sous-groupes.

Étapes pour le diagramme des affinités

1. Préparation : Les participants se rappellent les règles de convergence (pensée critique) à suivre. Les options à regrouper sont visibles de tous.
2. L’animateur demande de regrouper les options selon leur thème commun ou leur similitude, obligatoirement en silence.
3. Lorsque des groupes distincts commencent à apparaitre, l’animateur peut demander aux participants quel titre ils donneraient à chacun de ces groupes. Cela facilitera le classement qui reste à faire. Il peut également choisir de l’indiquer ou pas sur le tableau. L’exercice s’arrête lorsqu’il n’y a plus aucun mouvement de notes autocollantes.
4. En équipe, les résultats sont analysés, afin de conclure sur ce qui se dégage des groupes formés.

Regroupements par grappes : pour répartir rapidement des options dans des catégories prédéfinies

Dans certains cas, il peut être utile de classer les options par thèmes prédéfinis. Par exemple, vous voulez rapidement classer des options en court terme, moyen terme et long terme, sans plus. Dans ce cas, la même méthode que celle du diagramme des affinités est utilisée, mais avec des thèmes prédéfinis et en omettant l’étape 2. Le désavantage ici est de fermer la porte à des thèmes auxquels vous n’auriez pas songé avant l’exercice.

Références

• DUCLOS, Manon et MATTE, Sylvain, GIN702 : Créativité et résolution de problèmes en génie, Faculté de génie, maîtrise en gestion de l’ingénierie, Université de Sherbrooke, 2006.
• MILLER, B., VEHAR, J. et FIRESTEIN, R., Créativité sans limites (traduction par S. Matte, de Creativity Unbound), Foursight, Chicago, 2003.
• ISAKSEN, S., DORVAL, B. et TREFFINGER, D., Résoudre les problèmes par la créativité : la méthode CPS, Éditions d’organisation, Paris, 2003, ISBN 2-7081-2894-9.