Transformer la façon de travailler d’une équipe en adhérant aux méthodes agiles peut être intimidant si on essaie de prendre de trop grosses bouchées. Cela tombe bien puisque l’esprit agile recommande habituellement de « se mettre en mouvement » le plus tôt possible sans essayer de tout régler du premier coup. Alors, pourquoi ne pas appliquer ce principe au moment d’amorcer la transition de l’équipe vers la méthode agile elle-même?
Les trois pratiques décrites dans cette fiche vous permettront d’y arriver.
L’équipe devra d’abord rendre son travail visible en affichant les tâches de tous les membres sur un mur de travail.
Puis, elle se réunira quotidiennement devant son mur de travail et chaque membre partagera le travail accompli hier, celui qui sera accompli aujourd’hui et tout obstacle l’empêchant de progresser.
Enfin, à une fréquence déterminée par l’équipe, les membres se réuniront afin de faire une rétrospective de leur mode de fonctionnement et d’y apporter des améliorations. Ces balises étant très larges et pratiquement universelles, le virage agile peut être amorcé par une grande variété d’équipes travaillant dans un but commun.
L’équipe devra, dans l’ordre, définir la première version de son mur de travail, y afficher les tâches à faire/en cours, débuter ses réunions quotidiennes et enfin, réaliser sa première rétrospective afin d’améliorer tous ces éléments.
Il est recommandé de démarrer l’équipe avec un mur de travail intentionnellement simple, qui pourra au besoin être bonifié après quelques semaines d’utilisation. La version la plus minimaliste d’un mur de travail se présente comme suit :
Résistez à la tentation de compliquer le mur de travail dès le départ. La rétrospective sera la tribune toute désignée pour proposer des améliorations, après une semaine ou deux d’expérimentation par les membres de l’équipe.
Par exemple, voyant la colonne En cours qui déborde, l’équipe voudra peut-être identifier les tâches qui sont en attente prolongée d’un client ou d’un fournisseur. Si c’est la colonne À faire qui déborde, l’équipe voudra peut-être réviser la granularité des tâches affichées. Ces discussions seront plus riches lorsqu’elles seront basées sur l’expérience vécue plutôt que dans un exercice théorique au moment de la conception initiale du mur de travail.
Au terme de cette étape, l’équipe disposera d’un mur de travail, typiquement un tableau blanc affiché dans les bureaux des membres de l’équipe.
Une fois le mur de travail conçu, il faut le remplir de tâches! À moins qu’il s’agisse d’une équipe qui vient à peine d’être créée, il est fort probable que les membres travaillent déjà activement sur des tâches et connaissent aussi celles à venir.
Les tâches prendront habituellement la forme de notes autocollantes disposées dans la colonne appropriée du mur de travail. Voici trois bonnes questions à poser à l’équipe à cette étape-ci :
Une fois que l’équipe a défini le format d’une tâche, il ne reste plus qu’à lui demander de créer autant de tâches que nécessaire selon les paramètres convenus. Ces tâches seront ensuite disposées sur le mur de travail. La « promotion » d’une tâche de la colonne À faire à la colonne Priorisé peut être faite par le coordonnateur de l’équipe ou collectivement lors de la réunion quotidienne.
Au terme de cette étape, l’ensemble des tâches connues de l’équipe sera clairement illustré sur le mur de travail, selon une méthode standard approuvée par tous les membres. Voilà qui facilitera les discussions et la gestion des priorités!
Dès le lendemain du jour où le mur de travail a été couvert de tâches, l’équipe doit décider à quelle heure et pour combien de temps (de 15 à 30 minutes) elle va se réunir chaque jour. Il est recommandé de tenir les réunions debout (stand-up meeting en anglais). Cela dynamise les discussions (les gens déplacent eux-mêmes leurs notes autocollantes) et aide naturellement à les raccourcir.
L’animateur de cette rencontre peut être un membre de l’équipe en alternance ; cela contribue à conscientiser tout le monde à l’importance de garder les discussions brèves et alignées sur les trois questions classiques :
Chaque membre de l’équipe répond idéalement aux questions dans cet ordre. Évidemment, les réponses devraient graviter autour des tâches affichées sur le mur de travail. C’est pourquoi, lors des premières rencontres quotidiennes, les membres de l’équipe auront souvent le réflexe d’ajuster le mur de travail ou les paramètres des tâches établis aux étapes 1 et 2. Toutefois, il est préférable de tenir ces discussions lors de la rétrospective (étape 4). Cela empêche que des
« saveurs du jour » entraînent des modifications constantes au fonctionnement de l’équipe, ce qui a souvent comme résultat de la lancer dans toutes les directions ou même de la faire tourner en rond.
Les obstacles mentionnés à la question 3 sont pris en note par l’animateur. À la fin de la réunion quotidienne, on peut demander à certains membres de l’équipe de demeurer quelques minutes, le temps d’aider à surmonter les obstacles en question.
À la fin de cette étape, on aura établi les conditions d’une réunion quotidienne (plage horaire définie) à laquelle assisteront tous les membres de l’équipe afin de faire le point sur les tâches affichées sur le mur de travail.
Au cœur de l’agilité se trouve cette question toute simple : « comment pouvons-nous devenir meilleurs? »
La réponse? En regardant comment nous avons travaillé. La rétrospective représente en effet la principale pratique d’amélioration. Elle prend la forme d’une rencontre planifiée à une fréquence définie par l’équipe (habituellement toutes les deux ou trois semaines).
C’est lors des rétrospectives que tous les membres de l’équipe pourront améliorer/raffiner les paramètres définis aux trois étapes précédentes.
L’équipe pourrait, par exemple :
Une bonne façon d’encadrer la rétrospective est de demander aux gens de répondre aux questions suivantes :
Les membres de l’équipe peuvent créer des notes autocollantes en réponse à chacune des trois questions et les remettre à l’animateur pour qu’il les regroupe. Il s’en dégagera naturellement trois conclusions :
Si certaines des nouvelles propositions nécessitent du travail, il est important de les suivre sur le mur de travail comme toutes les autres tâches de l’équipe! Quelqu’un devra se les approprier pour s’assurer que ce qui a été discuté sera bel et bien mis en place. L’équipe s’engage par le fait même à adhérer au nouveau mode de fonctionnement tel qu’il aura été redéfini, et ce, jusqu’à la prochaine rétrospective.
Le fait que la rencontre soit récurrente et planifiée réduit les discussions décousues, impulsives, qui n’ont pas de conclusion formelle ou qui n’incluent qu’une partie des membres de l’équipe. « On en parlera à la rétro » deviendra une phrase classique!
Lorsque l’équipe aura atteint une certaine maturité, la rétrospective sera le moment idéal pour discuter de virages plus importants qui l’amèneront encore plus loin sur le chemin de l’agilité (ex. conversion du mur de travail en kanban ou livraison du travail en mode itératif).
À la fin de cette étape, l’équipe disposera d’un plan de réunions tenues à une fréquence déterminée et qui serviront à améliorer les pratiques agiles en place pour qu’elles apportent encore plus de valeur et soient mieux adaptées à son mode de fonctionnement.
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