World Café

Construire à partir de conversations importantes

Le World Café est un processus créatif qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage de connaissances en vue de créer un réseau vivant d’échanges et d’actions. Ce processus reproduit l’ambiance d’un café où les participants discutent d’une question ou d’un enjeu, en petits groupes réunis autour d’une table à café. Les participants changent de table à intervalles réguliers. Un hôte reste à la table et résume la conversation précédente aux nouveaux venus.

C’est ainsi que les conversations sont enrichies par pollinisation croisée des options générées lors des conversations précédentes.

À la fin du processus, une assemblée plénière permet de résumer les principales options et de discuter des possibilités de suivi.

Résultats

• Des discussions riches et des conclusions enrichies par tous les participants.
• Consensus immédiat suite à la plénière, car tous ont pollinisé les différentes questions.

Conditions de succès

• Engager de grands groupes (plus de 12 personnes).
• Générer des idées, partager des connaissances, stimuler les options novatrices et explorer les possibilités d’action par rapport à des enjeux et des questions concrètes.
• Explorer en profondeur des possibilités ou des défis stratégiques majeurs.
• Approfondir les relations et l’appropriation mutuelle des résultats au sein d’un groupe existant.
• Créer une interaction significative entre une personne qui prend la parole et ceux qui l’écoutent.

Méthode

1. Choisir un facilitateur pour le café

Cette méthode flexible est relativement facile à appliquer. Elle peut être organisée et facilitée par une seule personne ou par une équipe. Dans l’un ou l’autre cas, une personne (parfois deux) agira comme facilitateur du Café.

Le travail du facilitateur du Café consiste à vérifier que les directives relatives au dialogue et à la participation sont respectées. Être l’hôte d’un Café demande à la fois prévenance, sens artistique et attention. Le ou les facilitateurs du Café peuvent faire la différence entre une conversation tout au plus intéressante et une réflexion vraiment créative. Les responsabilités du facilitateur de Café comprennent ce qui suit:

• Travailler avec l’équipe de planification afin de déterminer l’objectif du Café et les personnes à inviter à la réunion.
• Donner au Café un nom qui reflète son objectif.
• Concevoir l’invitation.
• Travailler avec d’autres pour créer un environnement où chacun se sent à l’aise.
• Accueillir les participants à leur arrivée.
• Expliquer l’objectif de la rencontre.
• Poser la question ou expliquer les thèmes à discuter.
• Expliquer les directives et l’étiquette d’un événement World Café.
• Expliquer de quelle manière fonctionne la logistique d’un Café, y compris le rôle de « l’hôte de table ».
• Passer d’une table à l’autre pendant les conversations.
• Encourager chaque personne à participer.
• Rappeler aux personnes de noter les options principales, crayonner et dessiner.
• Signaler aimablement qu’il est temps de bouger et d’entamer un nouveau tour de table.
• S’assurer que les options clés sont notées visuellement ou recueillies et affichées, si possible.
• Faire preuve de créativité en adaptant les directives du Café pour répondre aux besoins particuliers de votre situation.

2. Clarifier l’objectif

La ou les questions abordées lors d’une conversation du Café sont critiques pour le succès de l’événement. Votre Café peut analyser une seule question ou explorer plusieurs questions afin de réaliser une progression logique d’un tour à l’autre.

Il est important d’adopter une approche positive ou « démarche appréciative ». Les questions qui « marchent bien » contribuent à capter l’énergie, la vision et l’action collectives au fur et à mesure qu’elles se répandent dans un système.

• Les questions bien formulées captent l’énergie et concentrent notre attention sur ce qui importe véritablement. Les personnes qui ont l’expérience du World Café recommandent de poser des questions ouvertes auxquelles il est impossible de répondre par « oui » ou « non ».
• Les bonnes questions ne doivent pas nécessairement impliquer des démarches immédiates ou une résolution du problème. Elles doivent susciter la recherche et la découverte plutôt que le plaidoyer et la domination.
• Vous saurez que vous avez une bonne question quand elle continue de faire jaillir de nouvelles options et possibilités.
• Allez chercher des réactions et des questions possibles des personnes clés pour voir si elles maintiennent l’intérêt et l’énergie.

3. Inviter les participants

• Décidez qui devrait être invité.
• Choisissez un endroit convivial.
• Déterminez l’heure. Réservez au moins trois à quatre heures pour l’évènement.
• Préparez et envoyez les invitations en indiquant le thème ou la question centrale que vous analyserez lors de votre World Café. Présentez ce thème ou cette question comme une exploration ouverte et non comme une intervention visant à résoudre un problème.

4. Créer un espace convivial

D’abord et avant tout, un espace convivial signifie un espace « sûr », où chacun se sent libre d’être lui-même et de proposer sa réflexion, sa conversation et son écoute les plus créatives.

Encouragez tous les participants à prendre part à la conversation. Informez-les que, conformément à la philosophie du World Café, chaque participant est perçu comme représentant un aspect de la diversité du système global.

Comment créer l’ambiance d’un café

Que vous invitiez des douzaines ou des centaines de personnes, il est essentiel de créer un environnement qui évoque un sentiment de simplicité et d’intimité. Lorsque vos invités arrivent, ils doivent savoir immédiatement qu’il ne s’agit pas d’une réunion ordinaire.

• Si possible, choisissez un espace qui bénéficie d’une lumière naturelle, où l’on peut s’asseoir confortablement, où la température est agréable.
• Aménagez l’espace comme un véritable café, avec de petites tables rondes qui peuvent accueillir quatre ou cinq personnes, quatre étant le nombre idéal.
• Disposez les tables dans un certain désordre plutôt que bien alignées. Disposez au moins deux grandes feuilles de papier sur chaque nappe avec une tasse ou un verre rempli de marqueurs de couleur. Le papier et les stylos incitent à gribouiller, dessiner et relier des options. De cette façon, les personnes prendront note des idées dès qu’elles feront surface.
• Installez une table à café supplémentaire à l’avant de la pièce pour y déposer les documents de l’hôte et du facilitateur du Café.
• Pensez à installer des tableaux ou des affiches aux murs (ou simplement les feuilles d’un tableau-papier avec des citations).
• Pour faire honneur à la tradition de convivialité et d’hospitalité, proposez des boissons et des collations, si cela semble approprié.

L’étiquette du café

Quelques conseils pour améliorer l’écoute

• Faites observer aux gens que chacun a tendance à planifier sa réponse à ce qui est dit et demandez-vous intérieurement comment cela nuit à la fois à l’intervenant et à l’auditeur.
• Écoutez chaque personne comme s’il s’agissait d’un véritable sage qui partage avec vous quelques vérités que vous aviez peut-être déjà entendues, mais dont vous ne saisissiez pas complètement le sens.
• Soyez à l’écoute en étant disposé à être influencé par l’intervenant.
• Écoutez pour aider l’intervenant à s’exprimer pleinement.
• Soyez attentifs aux questions plus profondes, aux modèles, idées et perspectives émergentes.
• Prêtez attention à ce qui n’est pas dit en plus de ce qui est partagé.
• Mettez sur pied des séances de conversation (généralement trois) d’environ 20 à 30 minutes chacune.

Une fois que vous connaissez l’objectif à atteindre et le temps dont vous disposez, vous pouvez déterminer le nombre et la durée appropriés des tours de conversation, l’utilisation la plus efficace des questions et les moyens les plus intéressants de relier les options et de réaliser une pollinisation croisée.

Les membres de chaque table analysent ensemble les questions ou les problèmes qui leur sont soumis.

Les facilitateurs devraient demander aux participants de partager leurs perspectives individuelles et d’écouter ce qui émerge       « au milieu de la table ».

Encouragez les participants à utiliser les marqueurs et le papier sur la table pour créer un « espace visuel partagé » en notant les options clés et en dessinant les options émergentes. Parfois, les images créées collectivement sont beaucoup plus utiles qu’un millier de mots pour illustrer les relations entre les options.

Références

• Brown J., The World Café: A Resource Guide for Hosting Conversations That Matter, Mill Valley, Whole Systems Associates, 2002.
• Site Internet officiel de World Café : www.theworldcafe.com.
• BROWN, J., ISAACS, D. et World Café Community, The World Café: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, Berrett-Koehler, 2005.