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Fiche outil | Monique Foisy

Cartographie par couloirs

Illustrer les responsabilités dans un processus et améliorer les méthodes de travail

Voici un outil qui permet de visualiser en un seul coup d’œil les rôles et responsabilités des participants dans un processus.

La particularité de la cartographie par couloirs vient du fait que le diagramme est conçu pour présenter chaque catégorie d’activités dans une rangée qui lui est propre. L’image ressemble à celle d’une piscine olympique, avec un nageur dans chaque couloir, d’où le nom swimlane diagram en anglais.

Le diagramme peut être construit verticalement ou horizontalement. La catégorie est indiquée en titre de rangée (ou de colonne), avec les activités pour chacune, comme pour une cartographie standard.

Il est bien connu que le seul fait de visualiser un processus fait ressortir des possibilités d’améliorations à apporter immédiatement si elles sont simples, ou plus tard si elles exigent une certaine planification.

Résultats

  • Représentation des activités par catégorie pour un processus donné.
  • Documentation des processus avec responsabilités claires.
  • Information assurant une amélioration constante de l’efficacité et de l’efficience des processus.

Conditions de succès

  • S’assurer que les processus analysés sont prioritaires ou liés aux orientations stratégiques.
  • Travailler en équipes de trois à cinq, afin de limiter l’ampleur des discussions.
  • Baser les efforts d’amélioration sur des faits.
  • Impliquer dès le départ tous les intervenants du processus.

Méthode

1. Identifier le processus et les intervenants qui en font partie

Choisissez le processus à cartographier. Il est impératif d’identifier tous les intervenants ou groupes d’intervenants ayant des responsabilités dans le processus. Et tous doivent participer à l’exercice.

2. Énumérer les activités du processus

Demandez à toutes les parties impliquées de vous fournir les informations sur les activités dont elles ont la responsabilité. Pour ce faire, allez sur place, là où l’action se déroule (genchi genbutsu). Prévenez les intervenants quelques jours d’avance afin qu’ils aient en main l’information nécessaire.

3. Construire la cartographie

Lorsque vous irez sur le terrain, emportez avec vous un diagramme dessiné sur une grande feuille volante et constitué de colonnes ou de rangées vides. Chaque colonne ou rangée porte comme titre la catégorie d’activités (groupes d’intervenants, secteurs d’activité, etc.) reliée au processus étudié.

Demandez à l’équipe d’énumérer les activités ou étapes pour chaque catégorie. Il est fortement conseillé de noter les réponses sur des notes autocollantes : vous aurez à les déplacer souvent, au gré des discussions!

Prévoyez des notes de couleurs différentes pour chaque catégorie (ex. approvisionnements en vert, opérations en bleu, fournisseurs en jaune). Ainsi, il sera plus facile de visualiser les activités pour un même rôle.

Chaque rôle ou groupe doit identifier ses activités (une par note autocollante) et les placer dans son couloir.

4. Connecter les activités

Il est maintenant temps de faire un peu de ménage parmi toutes les activités ou étapes identifiées.

Demandez aux participants de trouver la première activité dans tout le lot retenu. Déplacez-la s’il y a lieu. Demandez-leur ensuite quelle est l’activité suivante. Placez entre les deux activités un connecteur sous forme de flèche ou autre, selon les standards établis. Ne vous perdez pas cependant dans les détails. Une simple flèche fera souvent l’affaire.

Continuez ainsi jusqu’à ce que toutes les activités soient placées. Naturellement, cela s’effectue en consensus avec le groupe.

Vous pouvez utiliser le même tableau qu’à l’étape 3 ou recommencer sur une surface vierge.

5. Tester le processus et identifier les améliorations à apporter

Une fois terminé, testez le processus au moins une fois avec un exemple ou un pilote. Cela permet déjà de constater les éventuels écarts avec la réalité et de les corriger immédiatement. Il arrive même que les intervenants identifient déjà des améliorations à apporter (ex. éliminer une validation inutile puisqu’une autre équipe s’en charge à une étape précédente, suite à un changement dans les méthodes de travail).

Si ce sont des actions mineures qui peuvent être rapidement accomplies, considérez-les immédiatement! Si les actions nécessitent plus de temps, il peut être bon de documenter la situation actuelle en indiquant la situation désirée à moyen terme.

6. Informatiser la cartographie

Avec tous les logiciels existants pour aider à documenter la cartographie, vous pouvez choisir celui qui vous convient le plus. N’oubliez pas de travailler avec les symboles universels, tels que :

La cartographie est un processus vivant. Il faut d’emblée accepter que les parties prenantes y trouvent des améliorations dès son lancement! Préparez-vous à entrer dans le monde de l’élimination des gaspillages et de la gestion par processus!

Références

Retrouvez cette fiche outil et plusieurs autres dans notre guide Le Cinq/35 !

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