L’être humain étant ce qu’il est, il a une tendance naturelle à critiquer d’abord et à louanger ensuite. Voici un outil en quatre étapes qui permet d’adopter une attitude positive au moment de transformer des options en solutions ou d’évaluer des propositions. On l’appelle « PPCO » pour « plus, potentiels, craintes et opportunités ». Certains la désignent sous le vocable « approche constructive » ou « éloges d’abord » (praise first en anglais). 
Fondé sur le principe du jugement affirmatif, l’outil permet d’exprimer des réactions positives, puis négatives aux solutions présentées… sans tuer leur potentiel. Il suffit de trouver d’abord la valeur ou l’intérêt d’une solution avant de dire ce qui ne fonctionnerait pas. Comme cela va à l’encontre de nos habitudes, il nous faut apprendre à repenser notre manière de critiquer. C’est le but du PPCO.
Voici les cinq étapes qui aideront votre équipe à réfléchir en partant d’une attitude positive.
Énumérez les avantages immédiats de la solution. Répondez de manière précise aux questions suivantes.
Poursuivez en ajoutant les avantages potentiels de la solution. Qu’est-ce qu’elle pourrait vous apporter à plus long terme, dans un autre département ou une autre équipe ? Est-ce que l’option pourra vous ouvrir des portes ailleurs ou générer des retombées sur la croissance future ? Commencez vos phrases par « cela pourrait »…
Voici enfin le temps d’énumérer vos craintes. Qu’est-ce qui pourrait ne pas fonctionner dans la solution ? Qu’est-ce que vous n’aimez pas ? Quel problème pourrait surgir ?
Le fait d’énoncer les craintes sous forme de questions aide le subconscient à y répondre. C’est pourquoi nous vous proposons d’énoncer vos craintes avec des amorces telles que :
Idéalement, la crainte formulée reflétera la cause sous-jacente à chaque crainte et non la crainte elle-même. Ainsi, un énoncé comme « les rencontres sont trop longues » énonce une insatisfaction sans nous mettre sur une piste de solution. Si on le remplace par « comment réduire la durée des rencontres ? », on fait progresser la discussion.
Se méfier également des énoncés pouvant être interprétés de plusieurs façons. Il se peut par exemple que la personne qui a proposé l’énoncé « les rencontres sont trop longues » pense à autre chose qu’à la durée des rencontres proprement dites. Peut-être se dit-elle qu’il n’y a pas suffisamment de temps pour réseauter. Dans ce cas, la reformulation en « comment réduire la durée des rencontres ? » n’est pas adéquate et devrait plutôt ressembler à « comment faire pour réseauter davantage ? ». Cela donne une idée du travail d’approfondissement qui attend l’animateur.
C’est ici que l’outil prend toute sa force. À l’aide d’un remue-méninges sur chacune des craintes énumérées à l’étape 3, on sera en mesure de les atténuer. L’exercice consiste donc à générer des idées pour contrer chaque crainte et à retenir les meilleures pour renforcer votre proposition.
Les opportunités ainsi retenues feront partie de votre plan d’action pour implanter la solution. Astuce : commencez par la crainte la plus importante. Les solutions trouvées pour cette crainte pourraient s’appliquer aux craintes de moindre importance.
Lorsque vous avez un PPCO à faire sur plus d’une solution, présentez le résultat en colonnes. Cela facilitera la comparaison des solutions.
Comme vous le voyez dans le tableau suivant, le nombre de craintes et d’opportunités peut varier d’une solution à l’autre.
Une école s’est demandé comment sa cafétéria pourrait faire pour servir des repas « maison » à ses élèves. Elle a retenu deux solutions : engager un diététiste ou demander aux parents de fournir des recettes. Pour évaluer ces deux solutions, elle a procédé à un exercice PPCO.
Il semble que vous n'ayez pas encore fait de choix.